Voltijds Vast


Organisatie
visit.brussels
visit.brussels is het communicatiebureau voor toerisme van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het doel van het bureau is om het imago van de hoofdstad van 500 miljoen Europeanen uit te dragen en te versterken.
Functie
visit.brussels ontplooit activiteiten rond 5 pijlers, elk gelinkt aan doelstellingen die de opdracht van het departement helpen waarmaken.
Die op promotie en communicatie gerichte opdracht past in een affinitaire marketingstrategie die alle facetten (strips, art nouveau/deco, jazz, surrealisme, Europa, hedendaagse kunst, gastronomie, ...) en identitaire gemeenschappen (congresgangers, internationale verenigingen, gezinnen, de LGBT-gemeenschap, ...) wil bereiken door de troeven die Brussel voor hen in petto heeft uit te spelen.
Die pijlers zijn:
• Culture & City Life
• Convention & Associations
• Sales & Marketing
• Events & Fairs
• Operating & Financial
Het departement Destination Management Culture & City Life bestaat uit de diensten DM City Life, DM Heritage, DM Europe, DM Arts & Creativity, Discover The City, agenda.brussels, screen.brussels Film Commission en Welcome. Het heeft tot doel de affinitaire marketingstrategie in de praktijk om te zetten en de banden met de Brusselse sector aan te halen. Daarom schuift het met name het cultureel en erfgoedaanbod naar voor, om de Belgische en buitenlandse doelgroepen te sensibiliseren voor de aantrekkingspolen van Brussel.
De onthaalpunten van visit.brussels vormen – samen met de website – dé contactmogelijkheid met bezoekers van Brussel. De Welcomedienst bestaat uit eerstelijns onthaalpersoneel (Tourism Advisors), dat 7 dagen op 7, 363 dagen per jaar, de loketten bemant, om bij te dragen aan de opdracht om Brussel het imago te geven dat de stad verdient.

visit.brussels beschikt over 3 vaste onthaalbureaus: op de Grote Markt, in het Bip en in Station Europe. Het onthaalpersoneel verzorgt ook missies daarbuiten, in samenwerking met de andere departementen van visit.brussels.
De onthaalbureaus vervullen volgende taken voor de bezoekers:
• het geven van toeristische informatie (ter plaatse, telefonisch of per mail)
• de verkoop van toeristische producten (Tram Experience, Brussels Card, enz.)
• de reservatie van rondleidingen
• de verkoop van tickets voor shows e.d. (Arsène 50)
• de verkoop van tickets voor beurzen en evenementen
• de verkoop van boeken, gadgets, kaartjes, souvenirs, enz.

Positie binnen de organisatie
• De Office Supervisor maakt deel uit van de dienst “Welcome” van het departement Destination Management Culture & City Life. Hij of zij rapporteert aan de Manager Welcome Desk.

Opdracht
De Office Supervisor Bip verzekert het beheer van het team Tourism Advisors en de algemene coördinatie van het onthaalbureau in het Bip. Hij of zij verzekert het toeristisch onthaal binnen onthaalbureau’s van visit.brussels, en benadrukt de troeven van Brussel door zo goed mogelijk de vragen van de bezoekers te beantwoorden. De Office Supervisor streeft er met zijn team naar de inkomsten van de onthaalbureau’s te verhogen.
Hij of zij waakt erover om in samenwerking met de andere departementen de strategie van visit.brussels te weerspiegelen binnen de onthaalbureau’s. Hij of zij werkt actief samen zowel met de Office Supervisor van het onthaalbureau gelegen op de Grote Mark, als met de Shop Advisor.

Taken

• de planning van het team beheren en taken verdelen: beantwoorden van informatieaanvragen die per mail of chat ontvangen worden, aanvullen van brochures, opruimen van de stock, enz.
• in samenwerking met de Manager Welcome Desk de nieuwe medewerkers onthalen en vormen (stagiairs, interims, nieuwe collega’s)
• elke mogelijke personeelswijziging beheren in samenwerking met de Manager Welcome Desk
• waken op het behoud van cohesie binnen het team van Tourism Advisors

Onthaal en het informeren van de bezoekers
• Onthaal van toeristen en het zoeken van informatie die door bezoekers gevraagd wordt (gebruik van zowel papieren als informaticatools)
• kennis van het toeristisch aanbod in Brussel verbreden: musea, erfgoed, tentoonstellingen, culturele actualiteit in Brussel, openbaar vervoer in Brussel en naar de luchthavens, overnachtingsmogelijkheden (hotels, jeugdherbergen, Bed&Breakfasts), evenementen, rondleidingen, festivals, enz.
• In staat zijn om voorstellen te doen voor bezoeken, in functie van de vragen
• In staat zijn om zowel klassieke als digitale zoekinstrumenten te gebruiken
• verschillende handige documenten voor bezoekers opstellen
• proactieve verkoop van toeristische producten in samenwerking met de Shop Advisor

Beheer van de onthaalruimte

• erover waken dat het onthaalbureau altijd in orde is en klaar om de bezoekers te ontvangen.
• erover waken dat het aanbod van brochures en promotiemateriaal recent en actueel is
• de stock van de brochures beheren: de Office Supervisor is in contact met de culturele partners (musea, theaterzalen, galerijen, enz) en de andere departementen binnen visit.brussels zodat dat deze het promotiemateriaal aanleveren.

Dagelijks administratief beheer
• waken over de goede werking van de informatica-uitrusting en de kassa’s
• opvolging van administratieve taken
• opmaken van statistieken met betrekking tot verkoop en bezoekersaantallen
• Opvolging van mails en correspondentie die betrekking hebben op een aanvraag van toeristische informatie
• Opvolging van telefonische oproepen
• Opvolging van aanvragen ontvangen via sociale media
Profiel
• master of bachelor
• minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
• perfect drietalig Frans-Nederlands-Engels, zowel schriftelijk als mondeling
• beschikken over redactionele vaardigheden
• ervaring in teammanagement, een team kunnen motiveren en dynamiseren, kunnen communiceren met medewerkers
• gevoel voor verantwoordelijkheid
• in staat om zelfstandig te werken en te delegeren, beschikkend over teamgeest
• stressbestendig, positief ingesteld
• georganiseerd, gevoel voor prioriteiten, proactief
• vriendelijk, sociaal, klantvriendelijk, open en luisterbereid
• kennis van Office 365
• grondige kennis van Brussel en haar toeristische infrastructuur (hotels, restaurants, vervoer, enz.), toeristische en culturele attracties en evenementen

Aanbod
• een boeiende en stimulerende functie in het hart van Brussel, binnen een organisatie in volle groei, die je in staat stelt om te werken in een strategische sector van de hoofdstad
• een competitief salaris
• een voltijdse baan met arbeidscontract van onbepaalde duur (38uur/week met één zaterdag en één zondag per maand)
• Tussenkomst in woon-werkverkeer
• maaltijdcheques
• een groepsverzekering (hospitalisatie, werkongeschiktheid)
• een werkplek in het hartje van Brussel, makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
Solliciteren
Contactpersoon: Sylvie Hautstone
Reageren voor: 01/09/2019

Kandidaturen voor 01/09/2019 sturen naar apply@visit.brussels