Organisatie
Al bijna 60 jaar steunt de stichting VOCATIO gepassioneerde en geëngageerde jonge talenten. Wij reiken elk jaar een twintigtal beurzen uit om hen de kans te geven hun levensproject te ontwikkelen. De beurs is voor deze jongeren een beslissend “duwtje in de rug”, een vorm van erkenning en een springplank. Daarbovenop bieden wij hun ook een begeleiding: toegang tot het laureatennetwerk, een grote zichtbaarheid en opleidingen.
Functieomschrijving
Als Office Manager bij VOCATIO kom je terecht in een klein, hecht team. Je rapporteert rechtstreeks aan onze directrice. En je werkt voor sommige taken nauw samen met onze verantwoordelijke communicatie en laureaten.
Zo ziet jouw takenpakket eruit:
Je bent verantwoordelijk voor het dagelijks administratief beheer van de Stichting
- Opvolgen info@ mailbox
- Up to date houden database (Salesforce)
- Voorbereiden boekhouding
- Opvolgen publicaties Belgisch Staatsblad, UBO, griffie…
- Aangeven inkomsten via Belcotax-on-web en versturen fiscale attesten
- Aankoop en beheer kantoormateriaal
- Voorbereiden meetings van de Raad van Bestuur
- Notuleren tijdens deze meetings en het verslag opmaken (NL en FR)
Verder sta je in voor de vergaderingen van de jury’s en de plenaire jury. Meer bepaald:
- De vergaderingen organiseren, voorbereiden en opvolgen
- De lijsten van de kandidaatdossiers opstellen
- De samenvattingen van de kandidaatdossiers maken, vertalen en opvolgen
- De contracten van de laureaten opmaken
Je bent ook verantwoordelijk voor de praktische organisatie van de evenementen, zoals onze jaarlijkse beursuitreiking.
Je volgt mee onze fondsenwervingsacties op.
Je ondersteunt de communicatieverantwoordelijke met allerhande vertalingen (NL-FR en FR-NL).
Profiel
- Minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- Tweetalig Frans/Nederlands - goede kennis van het Engels
- Organisatietalent
- Computervaardig, kennis van Salesforce is een plus!
- Discreet, betrouwbaar en zelfstandig
- Goede communicatieve vaardigheden
- Affiniteit met de doelstellingen van de Stichting
Aanbod
- Een halftijdse functie (19u/w)
- Terugbetaald woon-werkverkeer
- Elektronische maaltijdcheques
- Aantrekkelijk loonpakket
- Contract onbepaalde duur in loondienst of freelance
- Indiensttreding vanaf 15 juni 2021