Organisatie
De vzw Informatiecentrum voor Architectuur, Stedenbouw en Design (ICASD) is het culturele referentiepunt voor hedendaagse Belgische architectuur.
Al meer dan 50 jaar geeft ICASD het tijdschrift A+ Architecture in Belgium
uit, dat de Belgische architectuurproductie in de kijker zet. Via zijn archieven en talrijke evenementen (lezingen van internationaal gerenommeerde architecten, debatten, jaarlijkse tentoonstellingen van een Belgisch architectenbureau, residenties voor jonge Vlaamse en Waalse architectenbureaus, de Brussels Architecture Prize) en digitale platforms richt A+ zich zowel op jong talent als op gevestigde architecten en biedt het een ruimte voor reflectie over de verschillende rollen van de discipline en een kritische kijk op de Belgische architectuurproductie.
Functieomschrijving
De Office Manager is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de vzw. Onder leiding van de directie en in samenwerking met het team, bestaat je takenpakket uit:
- Het beheer van de abonnementen en verkoop van tijdschriften (contact met de abonnees, inboeken van de facturen, opvolging met de drukker en boekhandelaars, commerciële acties uitvoeren)
- Het beheer van de boekhouding van de vzw (facturatie en betalingen, encodering, opvolging van de debiteurs, uitvoering van de financiële strategie, jaarafsluiting in samenwerking met een extern boekhoudingskantoor, opvolging met de bedrijfsrevisor)
- Het beheer van de HR (contact met het sociaal secretariaat, uitbetaling van de lonen, onthaal van nieuwe medewerkers, opvolging van de sociale wetgeving)
- De opvolging in verband met de Raad van Bestuur en Algemene Vergadering (voorbereiding van de vergaderingen, wettelijke publicaties)
- De administratieve en financiële opvolging van de subsidies en sponsors (indienen van de verslagen, facturatie)
- De dagelijkse secretariaat (onthaal, post, bestellen van kantoorbenodigdheden, verzekeringen…)
Profiel
- Je bent in het bezit van minimum een bachelor-diploma (idealiter in het gebied van (culturele) management, HR, boekhouding of secretariaat), met een professionele ervaring van minimum 2 jaar
- Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans, zowel begrijpend, gesproken als geschreven. We verwachten eveneens een parate kennis van het Engels
- Je hebt een goede softwarekennis van het Microsoft Office pakket (vooral Excel)
- Je hebt goede noties over boekhouding
- Je kan zelfstandig werken en bent proactief
- Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig, resultaatgericht en toegewijd, en hebt zin voor verantwoordelijkheid
- Je hebt en positieve houding, bent constructief en flexibel binnen een ploeg
- Belangstelling voor de Belgische architectuur/cultuur ok kennis van de non-profit sector zijn een plus.
Aanbod
- Een 80% vast contract vanaf januari 2025
- Een aangepaste verloning op basis van je competenties en ervaring en extralegale voordelen (maaltijdcheques, eindejaarspremie, ADV, bijdrage in reiskosten, computer en telefoon beschikbaar);
- Een opportuniteit om veel te kunnen doen in het beheer van een kleine vzw, afwisselende taken en een stimulerende omgeving
- Grote flexibiliteit wat betreft werktijden en telewerken
- Werken met een klein, hecht, enthousiast en dynamisch team