Organisatie
WIE ZIJN WIJ?
TRILL is het resultaat van de fusie tussen Artforum en Urban Woorden. TRILL biedt en faciliteert een platform voor nieuwe narratieven, waar alle kinderen, jongeren en kunstenaars
(0-30 jaar) binnen een (groot)stedelijke context de kans krijgen om radicaal ruimte in te nemen om zich uit te drukken. Via een inspirerend en creatief parcours met een brede waaier aan innoverende en digitale kunstvormen verbinden we hen met kunstenaars; in workshops, lessenreeksen en duurzame trajecten. Daarbij gaan we steeds in gesprek met zowel de kinderen, de jongeren als de kunstenaars om onze werking af te stemmen op hun noden. We zijn bewust van onze blinde vlekken en stellen onze eigen werking daarom steeds kritisch in vraag. We experimenteren, evalueren en blijven bijsturen binnen onze projecten. Met ruim 10 jaar expertise binnen de urban scene (Urban Woorden) en 20 jaar ervaring in de kunsteducatie (Artforum), doet TRILL beroep op the best of both worlds.
Voor al de stemmen die willen schreeuwen, maar gesnoerd worden. Voor al het potentieel dat op barsten staat. Bij TRILL vinden álle kinderen en jongeren hun plek om zich uit te drukken op een creatieve manier. Met workshops, activiteiten en projecten die en vanuit henzelf komen, experimenteren we met verschillende kunstvormen. Zo blijven we ontdekken, blijven we groeien, blijven we trillen. Dit is wie wij zijn!
Functieomschrijving
WIE ZOEKEN WIJ?
Een energieke professional die graag verschillende petten opzet en de daarbij behorende verantwoordelijkheden opneemt. Iemand die uiterst goed georganiseerd is en toch flexibel genoeg om snel te schakelen bij onvoorziene omstandigheden. Iemand die houdt van administratieve uitdagingen: deze organiseert, coördineert en verbetert. Iemand die ervan houdt dat alles op rolletjes loopt zodat elkeen zich kan focussen op de kerntaken. Iemand die goed zelfstandig kan werken met weinig (tot geen) supervisie. De onmisbare schakel tussen leidinggevenden, diverse collega’s en de buitenwereld.
TRILL is een wendbare organisatie op maat van kinderen en jongeren. We evolueren naar een horizontale structuur waar maatschappelijk engagement onze grote drijfveer is. Wij zijn een dynamische organisatie waar medewerkers steeds mobieler worden, vaker op flexplekken of thuis werken. Het belang van een goede office manager wordt met deze ontwikkeling dus steeds groter voor onze organisatie. Als office manager ben je een onmisbare schakel in het werkproces.
Profiel
TAKEN:
Je bent de spin in het web en zorgt dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen:
- Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post) en dispatching naar collega’s
- Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern
- Organiseren en coördineren van administratieve, logistieke, en organisatorische werkzaamheden.
- Beheren van agenda’s en planning tools
- Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen
- Stroomlijnen en verbeteren van interne communicatie
- Verantwoordelijke planning (yesplan, zap planning, agenda’s collega’s, werktijd, jaarplanning, planning registraties,..)
Je bent de steun en toeverlaat van de zakelijke coördinator aan wie je ook zal rapporteren:
- Ondersteuning HR: administratie lonen, onkosten, opleidingen, werkuren, policies ..
- Opstellen van facturen
- Beheren van het archief en contracten
- Beheer van facilitaire zaken zoals voorraadbeheer.
- Opvolging aankoop en onderhoud, herstellingen ICT
- Zakelijke correspondentie: uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten.
- Zakelijke ondersteuning bij monitoring aanbod (cijfers verkoop, deelname activiteiten, bereik communicatie)
Je volgt verschillende projecten praktisch op en stuurt projectmedewerkers aan bij:
- Productionele ondersteuning van activiteiten en evenementen in OPEK en op verplaatsing: administratie, logistiek, budgetbeheer en betalingen, notulen en verslagen vergaderingen, opvolging registraties.
PROFIEL:
- Je kunt zelfstandig werken.
- Je bent vriendelijk en tactvol.
- Je weet van aanpakken.
- Je kunt goed plannen en organiseren.
- Je bent klantgericht en ondersteunt je collega’s waar mogelijk.
- Je bent zorgvuldig.
- Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je stelt duidelijke grenzen.
- Je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoen.
- Je kunt snel schakelen.
- Je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Je bent stressbestendig.
- Je bent kritisch en assertief.
- Je hebt een intersectionele aanpak in je manier van werken en denken.
- Je hebt gevoel voor humor.
- In het bezit zijn van een rijbewijs is een troef.
Aanbod
- Wij bieden een functie in vast dienstverband aan 4/5 (80%).
- Een job met veel zelfstandigheid in een hecht team.
- Een bijzondere werkplek in OPEK aan de Leuvense Vaartkom, waar de stad volop ontwikkelt.
- Een loon volgens PC 329.01, barema B1b, met maximaal 5 jaar anciënniteit, toegekend op basis van relevante ervaring.
- Extra’s: woon-werkverkeer/fietsvergoeding, maaltijdcheques (na 6 maanden), vaste onkostenvergoeding (na 1 jaar).
- De mogelijkheid om mee te bouwen aan een organisatie in volle ontwikkeling.