Organisatie

LUCA School of Arts

Medewerker Campussecretariaat

(80% aanstelling)

LUCA School of Arts

Hoofdlocatie: campus C-mine Genk

Voorstelling Hogeschool

LUCA School of Arts is een multidisciplinaire onderwijs- en onderzoeksomgeving waarbinnen creatief talent zich artistiek, uitvoerend en technisch kan ontplooien en ontwikkelen. LUCA bevordert zowel het beoefenen van kunst en het creatief ontwerpen als het ontwikkelen van vernieuwende inzichten. LUCA bundelt de kracht en de expertise van vijf gerenommeerde instellingen op evenveel campussen: Sint-Lukas Brussel, Narafi Brussel, C-mine Genk, Sint-Lucas Gent en Lemmens Leuven. Met meer dan 600 personeelsleden en bijna 3.500 studenten is LUCA School of Arts een creatieve hub voor meer dan 4.000 kunstenaars, muzikanten, theater- en filmmakers, fotografen en ontwerpers.

Functieomschrijving

Functie:


Als medewerker campussecretariaat maak je deel uit van de campusdienst van campus C-mine te Genk. Samen met je collega's van het campussecretariaat ben je verantwoordelijk voor een aantal administratieve en organisatorische processen en de optimalisatie daarvan teneinde een continue kwalitatieve ondersteuning te kunnen garanderen vanuit de dienst. Daarnaast ben je samen met de collega’s van het campussecretariaat het eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten en bezoekers.


Dit betekent concreet dat je een veelheid aan gevarieerde taken opneemt:


  • je werkt je in in de verschillende tools en processen die op de campus worden gebruikt (SAP voor o.a. onderwijsaanbod en examenadministratie, tools om gegevens te verzamelen of attesten aan te vragen, inschrijvingstools, reservatietools, …). Je helpt bij het uittesten van nieuwe toepassingen en ondersteunt bij het introduceren van deze tools bij collega’s of studenten;

  • vanuit de kennis die je opbouwt in kader van onderwijsadministratie in het algemeen en van examenadministratie en structuur van een onderwijsaanbod in het bijzonder, zorg je op de campus voor een kwalitatieve ondersteuning binnen en vanuit de dienst;

  • je behoudt het overzicht over de structuur van het onderwijsaanbod en helpt indien nodig bij de input ervan in de daarvoor voorziene SAP-toepassing;

  • je helpt mee bij de voorbereidingen van de examens, zorgt voor de correcte verwerking van de examenresultaten en voor de voorbereiding en administratieve begeleiding van de examencommissies;

  • je neemt deel aan teamvergaderingen op de campus en procesvergaderingen LUCA breed;

  • je werkt mee aan het verwerken van de inschrijvingen van nieuwe studenten;

  • je beantwoordt vragen van studenten, docenten en bezoekers zowel schriftelijk als mondeling (via e-mail, telefonisch en face-to-face tijdens de openingsuren van het campussecretariaat);

  • je zorgt tijdig voor de nodige communicatie naar studenten, docenten, opleidingshoofden, … via de gepaste kanalen;

  • je verzekert samen met je collega’s de permanentie op het campussecretariaat en aan het onthaal. Binnen het campussecretariaat zijn jij en je collega's elkaars back-up voor het opvangen van piekmomenten;

  • je werkt mee bij de voorbereiding van en tijdens campusactiviteiten (bijv. startdagen, openatelierdagen, eindejaarstentoonstelling, proclamatie, …).

Profiel

Profiel:


  • je bent bij voorkeur minimaal in het bezit van een bachelor-diploma of gelijkwaardig; een aantal jaren relevante ervaring in een vergelijkbare functie is een meerwaarde;

  • je hebt een zeer goede kennis van de MS Officepakketten en vindt snel je weg in nieuwe softwaretoepassingen. Daarnaast is kennis van SAP en Toledo een pluspunt;
  • Je beschikt over een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk

  • je hebt kennis van of bent bereid tot het leren van het hoger onderwijssysteem en de onderwijsprocessen;

  • je bent een organisatorisch talent, je kan oplossingsgericht denken en verbanden leggen, knelpunten en verbeterpunten signaleren;

  • je kunt vragen analyseren teneinde tot een juist begrip van het probleem te komen en voor complexe vragen het juiste oplossingsniveau te kiezen;

  • je bent zeer nauwkeurig en je hebt oog voor detail;

  • je bent stressbestendig, flexibel en kunt meerdere dingen tegelijk opnemen;

  • je hebt verantwoordelijkheidszin en je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken;

  • je bent een enthousiaste dienstverlener, hebt een open vriendelijke houding en bent vlot aanspreekbaar;

  • je bent iemand die werk ziet, initiatief neemt en collega’s ondersteunt bij de administratieve en operationele taken die horen bij ondersteuning van de campus. Je kan in teamverband afspraken maken over verdeling en organisatie van het werk;

  • je bent loyaal ten aanzien van de opdracht, de missie, visie en het onderwijsbeleidsplan van de hogeschool.

Aanbod

Aanstelling:


  • Wij bieden een aanstelling van onbepaalde duur miv 22/11/2021 in het vacant ambt van ATP medewerker (barema B) opdracht 80%. Mogelijk kan de opdracht op termijn uitgebreid worden naar een opdracht van 100 %.

  • Meer informatie over de salarisschalen vind je terug op de website van het departement onderwijs. (ond.vlaanderen.be)

Solliciteren

Interesse?

  • Kandidaten bezorgen uiterlijk op zondag 31 oktober 2021 hun dossier aan LUCA School of Arts via CV Warehouse. De link kan je ook terugvinden onder luca-arts.be / Over LUCA / Vacatures. Daar laden zij één gebundelde pdf op met daarin:
  • Een CV waaruit ook duidelijk de computerkennis blijkt
  • Een motivatiebrief (1 pagina)
  • Een attest van diploma (indien van toepassing een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma)

Enkel volledige kandidatuurstellingen worden aanvaard.

  • Meer informatie over de functie is te verkrijgen bij Lut Beerten campusmanager: lut.beerten@luca-arts.be
  • Met vragen over de procedure kan je terecht bij personeelsdienst@luca-arts.be

Selectieprocedure:

  • Een eerste selectie gebeurt op basis van het ingezonden dossier.
  • De geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden voor een interview dat afgenomen wordt door een selectiecommissie op vrijdag 5 november 2021.
  • De procedure wordt afgesloten met een assessment.

LUCA School of Arts wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking.

#WeArt

Reageren voor: 01/11/2021
Solliciteren

Interesse?

  • Kandidaten bezorgen uiterlijk op zondag 31 oktober 2021 hun dossier aan LUCA School of Arts via CV Warehouse. De link kan je ook terugvinden onder luca-arts.be / Over LUCA / Vacatures. Daar laden zij één gebundelde pdf op met daarin:
  • Een CV waaruit ook duidelijk de computerkennis blijkt
  • Een motivatiebrief (1 pagina)
  • Een attest van diploma (indien van toepassing een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma)

Enkel volledige kandidatuurstellingen worden aanvaard.

  • Meer informatie over de functie is te verkrijgen bij Lut Beerten campusmanager: lut.beerten@luca-arts.be
  • Met vragen over de procedure kan je terecht bij personeelsdienst@luca-arts.be

Selectieprocedure:

  • Een eerste selectie gebeurt op basis van het ingezonden dossier.
  • De geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden voor een interview dat afgenomen wordt door een selectiecommissie op vrijdag 5 november 2021.
  • De procedure wordt afgesloten met een assessment.

LUCA School of Arts wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking.

#WeArt

Reageren voor: 01/11/2021
Categorie
Vorming en onderwijs
Type
Tijdelijk
Tewerkstelling
Deeltijds
Regio
Limburg