Organisatie
Bozar
Het Paleis voor Schone Kunsten bestaat dit jaar 100 jaar. Eerst was er de droom, dan kwamen het huis en de vele bewoners. Van bij de oprichting in 1922 is de verbindende kracht van kunsten onder één dak een katalysator geweest voor verandering en vooruitgang. We staan wereldwijd voor ingrijpende veranderingen. Bozar wil zich verder ontwikkelen tot een cultuurhuis dat stevig gegrond is in de 21ste eeuw.
Functieomschrijving
Je staat in voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van administratieve, organisatorische en managementtaken voor de verschillende afdelingen (Finance, Partnerships & Philanthropy en Institutional Relations) in Bozar, die onder de verantwoordelijkheid van de CFO vallen. Meer specifiek :
- Je verzorgt de agenda, de mailbox, het adressenbestand en het protocol (klassement, dispatching) van de CFO, en je respecteert daarbij de confidentialiteit van alle informatie die je beheert
- Je bereidt de dashboards en rapporteringen voor die nodig zijn voor de opvolging van de KPI's
- Je zorgt voor de input en de update van de databases
- Je behandelt de onkostennota's en bestelbonnen van de CFO
- Je bereidt een aantal HR- en administratieve taken voor de CFO voor met betrekking tot het team: ontwikkelingsgesprekken, personeelsbehoeften, enz. Je formuleert voorstellen om het team goed te doen functioneren
- Je bereidt dossiers en klantenpresentaties voor en coördineert ze (lay-out, vertalingen, enz.)
- Je zorgt voor een monitoring van de pers, vertrekkende van de expertise aanwezig in het Departement Finance
- Je zorgt voor de voorbereiding van dossiers van interne en externe vergaderingen
- Je woont vergaderingen bij, je stelt agenda's op en je schrijft de verslagen
Profiel
- Je hebt 10 jaar professionele ervaring in een functie als management assistant, bij voorkeur in een financiële omgeving
- Je bent perfect tweetalig NL/FR en je hebt een zeer goede kennis van het Engels.
- Je hebt goede kennis van projectmanagement.
- Je hebt grondige kennis van MS Office (Word, Excel, Powerpoint,...)
- Je werkt graag met cijfers en hun interpretatie
- Je werkt klantgericht en je bent een goede communicator met vlotte redactionele vaardigheden
- Je bent contactvaardig, discreet en stressbestendig
- Je werkt gestructureerd en je bent nauwkeurig en zelfstandig
Aanbod
- Een voltijds contract van onbepaalde duur, met glijdend uurrooster
- Maaltijdcheques
- Een groepsverzekering
- Een hospitalisatieverzekering na 6 maanden
- Het woon-werkverkeer met openbaar vervoer 100% vergoed
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest