Organisatie
De Koninklijke Vlaamse Schouwburg is een ontmoetingsplaats op het kruispunt van vele wegen en werelden, een podium voor theater, dans, muziek, slam poetry en meer. KVS programmeert gevestigde namen en grensverleggende nieuwe stemmen. We omarmen de stad in al haar pluraliteit en willen een intercultureel, intergenerationeel en genderdivers stadstheater zijn dat resoneert tot ver buiten Brussel.
Functieomschrijving
- Je hebt commerciële feeling en wil die graag inzetten in een artistieke en culturele omgeving;
- Je bent een teamplayer en fijne communicator met gevoel voor humor;
- Je bent drietalig: NL-FR-EN;
- Je hebt een probleemoplossend denkvermogen;
- Je blijft efficiënt werken onder tijdsdruk;
- Je neemt initiatief en werkt pro-actief;
- Je hebt inzicht, of bent door een grote leergierigheid in staat snel inzicht te verwerven, in de benodigde aspecten van event- en projectmanagement;
- Je hebt affiniteit met theater en de stad Brussel;
- Je kunt overweg met Word, Excel, Outlook en hebt goede administratieve vaardigheden;
- Technische basisvaardigheden zijn een pluspunt (aansluiten van kabels, beamers installeren, …).
Profiel
Als er geen artiesten op het podium staan worden onze prachtige zalen en andere ruimtes in de KVS verhuurd voor evenementen. Als junior medewerker zaalverhuur en events zorg je voor de praktische organisatie van deze zaalverhuur. Je verwerkt de aanvragen, treft voorbereidingen en zorgt ervoor dat een event vlekkeloos verloopt en de klant een topervaring heeft.
Taken:
- Je identificeert de behoeften van de klant en geeft advies naargelang de verwachtingen.
- Je contacteert dienstverleners, leveranciers, tussenpersonen voor de catering, animatie, onthaal, … Je voert hiervoor alle nodige administratie uit.
- Je maakt een kostenraming en stelt samen met de klant een offerte op.
- De realisatie van het evenement plan en werk je volledig uit op maat van de klant (omkadering, tijdsduur, extra mankracht, kwaliteit opvolgen, cateringformules, …)
- Jij of je collega assisteert tijdens het evenement en organiseert de logistiek (vervoer, materiaal, inrichting ruimtes, installaties, ontvangst bezoekers, ontvangen interimpersoneel, …)
- Je controleert het volledige proces en waakt over de kwaliteit, als problemen zich voordoen stuur je bij en zoek je actief naar oplossingen.
- Je houdt een klantenbestand bij en zorgt ervoor dat je gegevens steeds up-to-date zijn.
- Je werkt nauw samen met de eventmanager, rapporteert op regelmatige basis over de voortgang van je werk. Het eerste jaar zal de eventmanager je werkplekcoach zijn en instaan voor je interne opleiding en evaluatie.
- Op rustige momenten neem je ad hoc taken op die aansluiten bij je profiel.
Aanbod
- Een interessante en verantwoordelijke functie met groeipad en mogelijkheid tot opleiding en bijscholing;
- Voltijds contract van bepaalde duur (volledig theaterseizoen, met mogelijkheid tot verlenging na een positieve inwerking), volgens barema podiumkunsten van paritair comité 304 met maaltijdcheques;
- Je werkt in een vast uurrooster met glijdende werkuren, occasioneel weekendwerk.
Start: najaar 2021, precieze datum nog te bepalen