Organisatie
Concertgebouw Brugge wil een gereputeerde wereldspeler zijn voor muziek en hedendaagse dans. Met de permanente openstelling van het gebouw en een rijke waaier aan interdisciplinaire activiteiten is het ook een plek voor literatuur, architectuur, beeldende kunst en klankkunst. Door in te zetten op creatie, creativiteit en interactie met kunstenaars in elke fase van hun loopbaan wil het Concertgebouw vernieuwende impulsen geven aan de kunsten en een verscheiden publiek raken, betrekken en helpen ontdekken. Concertgebouw Brugge geeft zo een internationale uitstraling aan de stad Brugge en aan Vlaanderen.
Concertgebouw wil maximaal inzetten op het verwerven van eigen inkomsten, daarom streeft het Concertgebouw ernaar om naast de eigen artistieke werking zijn infrastructuur ter beschikking te stellen van derden voor de organisatie van alle mogelijke evenementen. De Concertzaal (1289 plaatsen), de Kamermuziekzaal (maximaal 322 plaatsen), de diverse ontvangstruimten met panoramisch zicht op de historische binnenstad van Brugge, kortom het hele gebouw kan gebruikt worden voor de organisatie van congressen, colloquia, productpresentaties, recepties, podiumproducties ... . Het Concertgebouwteam (productie, techniek, onthaal, catering …) ondersteunt de realisatie van de evenementen georganiseerd door derden. Voor de catering rond evenementen werkt Concertgebouw samen met het Concertgebouwcafé en met preferentiële cateraars, die jaarlijks gekozen worden.
Functieomschrijving
Plaats in de organisatie
De Event Manager rapporteert rechtstreeks aan de coördinator Business & Events en maakt deel uit van het team “Business & Events” van het Concertgebouw. Alle events worden toegewezen aan één van de Event Managers van het team “Business & Events” of aan een freelance Event Manager.
Doel van de functie
Als Event Manager streef je, samen met het team Business & Events, naar een unieke en onvergetelijke gebeurtenis voor onze klanten. En dit in alle aspecten van voorstel, productie tot uitvoering en evaluatie. Vanuit een klantgerichte insteek werk je aan een duurzame samenwerking.
Je realiseert events die door derden in het Concertgebouw worden georganiseerd. Onze klanten zijn zowel concert- en congresorganisatoren, bedrijven, overheden, PCO’s, associaties en eventbureaus maar ook particulieren die een privéfeest wensen te organiseren in het Concertgebouw. Je denkt proactief mee met de klant en werkt creatieve voorstellen op maat uit. Je staat in voor de interne organisatie van het event. En dit van A tot Z, van voorbereiding tot aanwezigheid op het event en evaluatie achteraf. Je werkt hiervoor nauw samen met de klant, andere teams van het Concertgebouw (o.a. onthaal, podiumtechniek, logistiek, communicatie, …) & onze leveranciers. Als Event Manager sta je ook in voor de administratieve opvolging m.b.t. het event.
Je bent alert voor opportuniteiten voor de verdere promotie van het Concertgebouw als eventlocatie.De toekomstige uitdagingen op het vlak van digitalisering & hybride events schrikken je niet af. Integendeel, je grijpt deze nieuwe mogelijkheden aan ter verdere profilering van de venue.
Je weet kansen te detecteren voor zowel terugkerende als nieuwe klanten en zet die om in concrete deals.
Je verzorgt ook site visits voor prospects en klanten.
Takenpakket
Voorbereiding evenementen
- Voorbereidende vergaderingen met organisatoren meestal gecombineerd met een uitgebreid bezoek aan de ruimtes in functie van wat gerealiseerd moet worden
- Je maakt contracten en verkooporders op
- Je vraagt de catering aan bij preferentiële traiteurs of Concertgebouwcafé en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner
- Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timing, techniek, artiesten, repetities, parking, …) en bespreekt dit met de klant d.m.v. voorbereidende meetings, site visits, …
- Je volgt de organisatie van de ticketverkoop van het event op
- Je begeleidt de klant bij de voorbereiding van een vlotte registratie
- Je contacteert eventuele onderaannemers (audio/video, DJ, muzikale acts, …)
- Je bent in nauw contact met onze partners zoals Visit Bruges Convention Bureau en Visit Flanders in het kader van specifieke dossiers
- Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningsdatabase in
- Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het Concertgebouw
Tijdens het event
- Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.
- Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het Concertgebouw
- Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar en andere betrokken partners (audio/video, DJ, muzikale acts, …)
Na het event
- Je maakt een evaluatie op van het event en weet leerpunten voor de toekomst te detecteren
- Je maakt alle administratie in orde, klaar voor facturatie
Andere taken
- Algemene ondersteuning voor de Coördinator Business & Events op vlak van rapportering, sales en administratie.
- Voorbereiding, realisatie en follow-up van site visits
- Algemene rapportage en klassement
Profiel
Profiel
- Je hebt min. een bachelor-diploma en minstens 3 jaar relevante ervaring
- Je hebt talent voor het organiseren van evenementen en werkt proactief en hebt oog voor stijl en detail
- Je ziet opportuniteiten, en kan de dromen van klanten vertalen naar haalbare events
- Je bent flexibel en denkt oplossingsgericht
- Je hebt voeling met de bedrijfswereld, congres- en meetingindustrie en hebt interesse en ervaring met eventcatering
- Je hebt ervaring in project management en hebt verantwoordelijkheidszin
- Je bent commercieel ingesteld en denkt klantgericht
- Je hebt bij voorkeur al een relevant netwerk opgebouwd
- Je bent communicatief, contactvaardig, positief ingesteld, je kan mensen bewegen en bent een echte teamplayer
- Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Engels en Frans
- Je bent administratief sterk en planmatig
- Je kan vlot overweg met MS Office, planningssoftware en hebt ervaring met CRM-pakket
- Je houdt de vinger aan de pols in de eventsector en weet nieuwe kansen te benutten
- Je bent bereid om te werken met flexibele werkuren, avond- en weekendwerk
Aanbod
Wij bieden
- Een voltijds contract (38u) van onbepaalde duur
- Een functie in een dynamische, flexibele, diverse en culturele omgeving met fijne collega’s in een Vlaamse kunstinstelling met een kwaliteitsvolle en veelzijdige infrastructuur in een werelderfgoedstad in verandering
- Een open werksfeer met ruimte voor initiatief
- Een verloning volgens barema PC 304 aangevuld met extralegale voordelen
- Een degelijke interne opleiding en mogelijkheden voor externe opleidingen
- Beoogde indiensttreding: midden augustus/begin september