Organisatie
Ken Lambrechts GCV
KLGCV is een management agency dat werkt met acteurs en regisseurs van wereldklasse. Het kantoor verzorgt zowel het artistieke, persoonlijke, fiscale & financiële management van de klant op nationaal en internationaal niveau.
Ter optimalisering van haar werking is het kantoor op zoek naar een directieassistent.
Functieomschrijving
Hij/zij is de administratieve rechterhand van de managers van het kantoor, heeft een ruime kennis van het reilen en zeilen van het kantoor en haar klanten, verzorgt uitvoerende en ondersteunende administratieve taken en beheert de directie- en betaalagenda. Hij/zij is de allround octopus die steeds beschikbaar is. Hij/zij is de vertrouwenspersoon bij uitstek en weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
De directieassistent
- verzamelt en verdeelt de binnenkomende post,
- neemt dagelijks de media door,
- biedt de directiewerking logistieke steun,
- is gastvrouw/-heer voor bezoekers,
- draagt zorg voor het kantoor,
- verzekert de permanentie tijdens de kantooruren,
- beheert de agenda en regelt afspraken,
- beheert de betaalagenda en de facturatie,
- verzamelt en coördineert gegevens en levert de gevraagde informatie tijdig, correct en accuraat,
- bereidt de dossiers administratief voor en volgt op,
- is alert voor de doorstroom van informatie en de interne communicatie,
- maakt verslag van vergaderingen,
- zet actiepunten, in samenspraak met de directie, om in werkelijkheid en bewaakt de voortgang,
- klasseert en archiveert dossiers,
- zorgt dat alles ongemerkt op wieltjes loopt.
Profiel
De directieassistent
- is stressbestendig en oplossingsgericht,
- kan prioriteiten stellen, snel schakelen en opdrachten combineren,
- kan overzicht houden, diverse informatiestromen verwerken en organiseren,
- is ondernemend en proactief ingesteld,
- kan mee- en vooruitdenken,
- ziet werk en neemt werk uit handen,
- is vlot en vriendelijk in de omgang, fijngevoelig en empathisch,
- is discreet
- schrijft vlot, beheerst de Nederlandse taal en nog twee andere talen,
- heeft een goede kennis van MS Office en bijhorende programma’s,
- streeft naar een gezonde perfectie,
- heeft oog voor kwaliteit,
- is ordelijk en nauwgezet,
- is bereid om buiten de gangbare werkuren te werken in functie van de werking van het kantoor,
- heeft een rijbewijs B.
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Antwerpen