Organisatie

publiq vzw

'Wat valt er in mijn buurt te beleven?' Op die vraag wil publiq vzw een antwoord geven. Mensen en activiteiten verbinden - met stapstenen waar nodig: dat is onze missie. Als specialist in vrijetijdscommunicatie zet publiq in op platformen waar aanbod en publiek elkaar vinden. Al eens gehoord van UiTinVlaanderen, UiTPAS, Vlieg, UiTX en museumPASSmusées? Dat zijn allemaal merken van publiq, binnen een overeenkomst met de Vlaamse overheid.

Onze organisatie telt een 70-tal medewerkers. Het kantoor is gelegen op de BelleVue site, in hartje Brussel (Kanaal/Dansaert), met prachtig zicht op het kanaal en de stad.


Functieomschrijving

Als directieassistent(e) ondersteun je de algemeen directeur op administratief en organisatorisch vlak en je waakt mee over het welzijn van het hele team. Om in deze functie optimaal mee te draaien, heb je affiniteit met de inhoudelijke werking en strategie van de organisatie.

Administratie:

  • Assistentie directie: agendabeheer van de algemeen directeur, klassement, samenstellen en aanvullen van diverse directie dossiers.

  • Coördinatie management meetings: notuleren en opvolgen, aansturen van logistieke ondersteuning en opvolging actiepunten, coördinatie off-site vergaderingen.

  • Inhoudelijke ondersteuning raad van bestuur en algemene vergadering in het opstellen van de bestuursagenda en de presentaties, het verschaffen van de nodige documentatie, het notuleren en opvolgen van de rapporten.

  • Budgetopvolging huisvesting, kantoor en personeel gerelateerde events.

Organisatie:

  • Organisatie periodiek personeelsoverleg en organisatie periodieke evaluatiegesprekken.

  • Organisatie van interne en externe events zoals workshops, teambuildings, thema infosessies.

  • Opvolging medewerkers: onthaal nieuwe medewerkers, opvolging noden, attenties verjaardagen, ziekte, etc.

  • Coördinatie huisvesting en kantoor: je volgt orde, onderhoud, praktische en technische problemen op, je bent het aanspreekpunt voor huisbaas, aannemers en buren.

  • Ondersteuning bij samenstelling van de jaarplannen en jaarverslagen, ondersteuning bij samenstelling van de beheersovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

  • Projectondersteuning bij de organisatie van externe events, zoals locatiescouting en andere facilitaire opdrachten, opvolging inschrijvingen, coördinatie op dag zelf, promotionele activiteiten.

  • Je stuurt de administratief & onthaal medewerker aan die tevens bij een aantal administratieve taken ondersteunt.

Profiel

Je bent iemand die graag initiatief neemt, goed zelfstandig kan functioneren en organisatorisch sterk uit de hoek komt. Je hebt geen probleem met ad-hoc taken, je bent proactief en stressbestendig. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, Frans en Engels. Je beschikt verder ook over excellente computervaardigheden.

Je hebt een sterk coördinatievermogen en houdt van werken met veel interne en externe contacten op verschillende niveaus, en op veel dossiers tegelijk.

Je hebt ervaring met een vertrouwensfunctie.

Aanbod

  • Een voltijds contract van onbepaalde duur.

  • Werken bij een jonge, dynamische organisatie in hartje Brussel.

  • Een marktconform loon in overeenstemming met je competenties, maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, interessante verlofregeling en gratis woon-werkverkeer met openbaar vervoer.

Categorie
Directie en management
Type
Vast