Organisatie

visit.brussels

Ons adres

visit.brussels

Koningsstraat 2-4

1000 Brussel

Functieomschrijving

Positie binnen de organisatie

Valt onder de Manager Communicatie die rapporteert aan de Media Director

Opdracht

Het opstellen van communicatieplannen zowel online als offline rekening houdend met de doelgroepen en objectieven ten einde toeristen aan te trekken naar het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Projecten van begin tot eind initiëren, coördineren en plannen teneinde ervoor te zorgen dat de technische, budgettaire en termijndoelstellingen worden gehaald

Verantwoordelijkheden & activiteiten

Initiëring, validatie en analyse van projectresultaten

  • Het project initiëren, introduceren en monitoren met behulp van de projectmanagementtool (MS Project)
  • De doelstellingen en KPI's met betrekking tot het project bepalen
  • De projectfiche opstellen op basis van het verrichte werk van het transversale team
  • Zorgen voor de validatie door de N+1 van de verschillende te leveren prestaties die voor elke belangrijke fase van het project zijn gedefinieerd
  • Het eindverslag invullen op basis van de debriefing met het transversale team
  • Technische, financiële en administratieve verslagen schrijven over de evolutie van het project
  • De resultaten van het project analyseren en voor de volgende projecten de optimalisaties bepalen die moeten worden aangebracht in de procedures, het verloop en/of de organisatie van het project

Projectcoördinatie en -planning

  • Het transversale team voor het project samenstellen in samenwerking met de betrokken managers
  • Organiseren en plannen van informatie- en overlegbijeenkomsten met de verschillende betrokkenen bij het project (projectteam, betrokken managers, stakeholders, enz.)
  • Het werk binnen het team plannen en verdelen, naar gelang van de deskundigheid van eenieder
  • Toezicht houden op de evolutie van het project en de naleving van het tijdschema
  • Toezicht houden op de oplossing van problemen en deze, indien nodig, doorsturen naar de verantwoordelijke
  • Ervoor zorgen dat de verschillende geleverde prestaties bijdragen aan de algemene kwaliteit van het project
  • Ervoor zorgen dat de informatie die nodig is voor het goede verloop van het project via het transversale team wordt verspreid
  • De nodige gegevens verzamelen en ontwerp-antwoorden op parlementaire vragen opstellen

Begrotingstoezicht

  • Toezicht houden op het projectbudget en interne diensten informeren over begrotingskwesties
  • Ervoor zorgen dat de verschillende leden van het operationele team zich houden aan het begrotingskader en de aankoopprocessen

Briefing

  • Verzamelen van alle info bij de interne stakeholders/project owner (B2C/B2B/IC/International/Visitor Services)(context, onderwerp, strategie, doelgroep, timings, gewenst gedrag van de klant, budget)
  • Het omvormen van alle info tot 1 complete communicatie-briefing die de strategische basis is
  • Ervoor zorgen dat alle gewenste déliverables gekend zijn
  • Opstellen van planning
  • Opstellen Communicatieplan
  • Validatie van de briefing door stakeholders

Coordinatie

  • Briefing doorgeven aan het departement Studio/Edito
  • Ervoor zorgen dat de timings gerespecteerd worden
  • De interne stakeholder/project owner op de hoogte houden van het proces
  • Validatie verzekeren van de voorstellen door de project owner
  • Verzekeren dat de voorstellen in lijn liggen met de branding en strategie van visit.brussels

Media

  • Opstellen van een concreet mediaplan
  • Verschillende mediapartners contacteren
  • Onderhandelen met de (media)partners om de beste deal te hebben
  • Levering van alle materiaal aan de (media)partners
  • Zorgen voor een correcte opvolging
  • Zelf campagnes opzetten en opvolgen voor Social Media

Budget

  • Garanderen dat alles binnen het budget gebeurt
  • Respecteren van aankoopprocedures
  • Aanvraag van Purchase Orders
  • Opvolging ontvangst en controle facturen

Profiel

  • Bachelor in communicatie, reclame, marketing of een gelijkaardig gebied
  • Ervaring in projectbeheer
  • Tweetalig: FR-NL
  • Kennis van Office 365-suite
  • Basiskennis boekhouding
  • Georganiseerd
  • Bereid om te werken
  • Nieuwsgierig
  • Flexibel
  • Nauwkeurig
  • Leergierig en zin om te groeien

Aanbod

  • Een aantrekkelijk loon in overeenstemming met het toegewezen takenpakket
  •  5 dagen bedrijfsverlof en 3 dagen extralegaal verlof per jaar 
  • Computer en telefoon van de firma 
  • MIVB-abonnement en terugbetaling van woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer 
  • Maaltijdcheques van € 8 
  • Groepsverzekering 
Categorie
Marketing & communicatie
Type
Tijdelijk
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest