Organisatie
Antwerp Symphony Orchestra
Antwerp Symphony Orchestra is het symfonisch orkest van Vlaanderen, met thuisbasis in de Koningin Elisabethzaal in Antwerpen. Onze missie is om zoveel mogelijk toehoorders te ontroeren en te inspireren met concertervaringen van de hoogste kwaliteit, zowel in Vlaanderen als in het buitenland.
Functieomschrijving
Deze medewerker ondersteunt de intendant door diverse administratief-secretariëIe taken en is daarnaast verantwoordelijk voor het algemene office management.
De verantwoordelijkheden omvatten onder andere de volgende werkzaamheden:
> Het bijhouden van de agenda van de intendant, vastleggen van afspraken en
voorbereiden van vergaderingen
> Voorbereiden bezoeken en ontvangen van gasten van de intendant
> Opstellen van agenda’s en verslagen van bijeenkomsten, directieoverleg,
raad van bestuur en andere vergaderingen, en bewaken van de planning van
hierin gemaakte afspraken. Verzamelen en verzenden van stukken.
> Verzorgen van telefoonverkeer, afhandeling correspondentie en
communicatie van interne opdrachten namens de intendant.
> Boeken en beheren van verplaatsingen van de intendant in binnen- en
buitenland
> Voorbereiden van presentaties van de intendant
> Onderhouden van databestanden met contactgegevens.
> Opbouwen, beheren en bijwerken van dossiers en archief
> Verantwoordelijk voor de algemene interne communicatie en het intranet
> Opvolging personeelsactiviteiten: teambuildings, personeelsfeest, ...
> Zorg dragen voor een representatieve uitstraling van de kantoren
> Verantwoordelijk voor onthaalfunctie, postverwerking en
permanentieregelingen, alsook voor inkomend en uitgaande correspondentie
en telefoonverkeer
> Het facilitair beheer en de inkoop kantoorbenodigdheden
Profiel
Wij zoeken kandidaten met een universitair werk- en denkniveau die ruime ervaring hebben als directiesecretaris, bij voorkeur in een internationale omgeving. Handig zijn met IT-systemen is een vereiste, ervaring met het werken in een Google omgeving is een pluspunt. Ook heeft de kandidaat ervaring met het (secretarieel) ondersteunen van management teams en beheerst hij/zij minimaal Engels en Frans. Affiniteit hebben met cultuur of klassieke muziek is gewenst. De ideale kandidaat is sociaal vaardig, communicatief, doortastend, zorgvuldig, samenwerkingsgericht, representatief en initiatiefrijk. Daarnaast heeft hij/zij een goed analytisch vermogen en is in staat prioriteiten te stellen.
Aanbod
> Een contract van onbepaalde duur
> Een marktconforme verloning, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering,
OV-vergoeding, jaarlijkse collectieve bonus,...
> Werken bij een leidende culturele instelling, in een professioneel en
dynamisch team
> Een professionele werkomgeving met korte communicatielijnen
> Een impactvolle rol bij één van de meest vooraanstaande culturele
instellingen van België, in het hart van Antwerpen, naast het Centraal Station
Categorie
Andere
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Antwerpen