Administratief medewerker (vervanging)

1. Doel van de functie

▪ in het kader van het artistiek pedagogisch project van de academie allerhande

administratieve, financiële en logistieke ondersteunende taken voorbereiden en uitvoeren

▪ in nauwe samenwerking met het team bijdragen tot het welzijn van de leerlingen

(leerlingenbegeleiding)

▪ instaan voor een klantvriendelijk onthaal

▪ instaan voor de leerlingenadministratie, personeelsadministratie, algemene

schooladministratie, bijkomende opdrachten conform de afspraken binnen de academie

2. Algemene taken en de wijze van uitvoeren

2.1. Administratieve en ondersteunende taken

▪ administratieve taken binnen de academie verwerken met de specifieke programma’s op

computer

▪ in- en uitgaande correspondentie van de academie behandelen

▪ relevante adressenbestanden bijhouden

▪ bezoekers ontvangen, hen zelf verder helpen of doorverwijzen

▪ op een professionele wijze de telefoon en e-mail beantwoorden, indien mogelijk zelf

afhandelen of boodschappen onmiddellijk doorgeven aan de betrokkenen

▪ opvolgen en bijhouden van documentatie

▪ beheer van materialen

▪ plaatsen van bestellingen en het correct afhandelen van de financiële administratie

hieromtrent

▪ discreet omgaan met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie

▪ hulp bieden bij het opstellen en uitvoeren van het nascholingsplan

▪ hulp bieden bij het opstellen van de uurroosters

▪ hulp bieden bij het opstellen van het vervangrooster bij afwezigheid van leraars

▪ klassementen van de academie op een ordelijke en toegankelijke wijze aanleggen en

bijhouden

▪ het schoolarchief bijhouden

▪ fotokopieën maken voor de administratie van de academie

2.2. Leerlingenadministratie

▪ de leerlingen inschrijven,

▪ de inschrijvingsdocumenten voor nieuwe leerlingen correct invullen en verwerken

▪ nagaan of kandidaat-leerlingen aan de toelatingsvoorwaarden voldoen

▪ de leerlingendossiers samenstellen en vervolledigen

▪ andere relevante gegevens verzamelen met betrekking tot leerlingenadministratie

▪ de elektronische en papieren zendingen doen m.b.t. leerlingenadministratie

▪ dossiers voor schoolongevallen samenstellen en opvolgen

▪ verzorgen van de examenadministratie, conform de afspraken binnen de academie

▪ proces verbaal van de interne en externe jury’s, attesten en getuigschriften administratief

opmaken

▪ de aanwezigheidsregisters van leerlingen opmaken en controleren

▪ evaluatiefiches verwerken, verzamelen en bewaren

2.3. Personeelsadministratie

▪ het personeelsdossier aanmaken van nieuwe personeelsleden, overeenkomstig de

afspraken met de inrichtende macht

▪ het elektronisch dossier aanmaken en het papieren dossier vervolledigen en bijhouden

▪ de nodige kopieën van het dossier naar de administratie van de inrichtende macht sturen

▪ de elektronische communicatie i.v.m. de personeelsadministratie met de werkstations

voeren

▪ zorg dragen voor het invullen van formulieren, overeenkomstig de afspraken met de

inrichtende macht

▪ indien nodig informatie over nieuwe decreten, besluiten en omzendbrieven aan de

betrokken personeelsleden verstrekken

▪ mededelingen en omzendbrieven ter visum voorleggen aan het personeel en aan de

afwezige personeelsleden

2.4. Leerlingenbegeleiding

▪ zich zowel mondeling als schriftelijk in het correct Nederlands uitdrukken

▪ opmerkzaam zijn voor en reageren op ongewoon gedrag van leerlingen

▪ mee instaan voor de opvang van leerlingen die de orde verstoren en gepast reageren

conform de afspraken binnen de academie

▪ rapporteren aan directie en collega’s van tussenkomsten en klachten

▪ het schoolreglement correct laten naleven

2.5. Overleg, samenwerking en communicatie

▪ ervaringen en werkmethodes met collega’s van de academie uitwisselen

▪ praktische problemen met de ouders van leerlingen bespreken

▪ geregeld overleg houden met de directeur

▪ informatie verstrekken aan ouders en/of leerlingen

▪ op verzoek van de directeur deelnemen aan vergaderingen

▪ relevante informatie verstrekken aan de directeur, collega’s van het secretariaat, de

betreffende gemeentelijke diensten en de Vlaamse overheid en de koepelorganisatie

▪ ouders/leerlingen informeren over schoolactiviteiten

▪ academiegerelateerde externe contacten onderhouden

▪ signaleren van defecten, tekorten en structurele problemen

▪ instaan voor de bestellingen en het beheer van materialen, instrumenten en apparatuur

▪ bij afwezigheid van een leraar de leerlingen/ouders verwittigen

▪ helpen bij de organisatie van infodagen, studiedagen, tentoonstellingen, projecten en

bezoeken

▪ helpen bij de organisatie van interne vergaderingen

▪ op verzoek van de directeur vergaderingen actief, stipt en constructief bijwonen

▪ het schoolreglement en veiligheidsvoorschriften correct naleven en laten naleven

▪ correcte en respectvolle omgangsvormen hanteren

▪ het arbeidsreglement correct naleven

3. Nascholing

▪ de competenties in het kader van deze functiebeschrijving op peil houden

▪ op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen binnen het domein van de eigen taken

▪ de opgedane kennis van de gevolgde nascholing delen met de collega’s, conform de

afspraken binnen de academie

▪ reflecteren over het eigen professioneel functioneren en waar nodig bijsturen

▪ de toelating vragen aan de directie om nascholing te volgen

▪ de directie op de hoogte houden van de gevolgde nascholing

▪ attesten van de gevolgde nascholing bijhouden

SLAC/Beeldende & Audiovisuele Kunst is op zoek naar een administratief medewerker

voor een opdrachtvolume van 60% te presteren op maandag, woensdag en donderdag met

inbegrip van 2 weekavonden (woensdag en donderdag, tot 20u30).

- Indiensttreding: begin november 2021 ad interim

- Vervanging loopt tot 15 februari 2022