Organisatie

SLAC/Beeldende & Audiovisuele Kunst

Functieomschrijving

1. Doel van de functie


▪ in het kader van het artistiek pedagogisch project van de academie allerhande


administratieve, financiële en logistieke ondersteunende taken voorbereiden en uitvoeren


▪ in nauwe samenwerking met het team bijdragen tot het welzijn van de leerlingen


(leerlingenbegeleiding)


▪ instaan voor een klantvriendelijk onthaal


▪ instaan voor de leerlingenadministratie, personeelsadministratie, algemene


schooladministratie, bijkomende opdrachten conform de afspraken binnen de academie


2. Algemene taken en de wijze van uitvoeren


2.1. Administratieve en ondersteunende taken


▪ administratieve taken binnen de academie verwerken met de specifieke programma’s op


computer


▪ in- en uitgaande correspondentie van de academie behandelen


▪ relevante adressenbestanden bijhouden


▪ bezoekers ontvangen, hen zelf verder helpen of doorverwijzen


▪ op een professionele wijze de telefoon en e-mail beantwoorden, indien mogelijk zelf


afhandelen of boodschappen onmiddellijk doorgeven aan de betrokkenen


▪ opvolgen en bijhouden van documentatie


▪ beheer van materialen


▪ plaatsen van bestellingen en het correct afhandelen van de financiële administratie


hieromtrent


▪ discreet omgaan met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie


▪ hulp bieden bij het opstellen en uitvoeren van het nascholingsplan


▪ hulp bieden bij het opstellen van de uurroosters


▪ hulp bieden bij het opstellen van het vervangrooster bij afwezigheid van leraars


▪ klassementen van de academie op een ordelijke en toegankelijke wijze aanleggen en


bijhouden


▪ het schoolarchief bijhouden


▪ fotokopieën maken voor de administratie van de academie


2.2. Leerlingenadministratie


▪ de leerlingen inschrijven,


▪ de inschrijvingsdocumenten voor nieuwe leerlingen correct invullen en verwerken


▪ nagaan of kandidaat-leerlingen aan de toelatingsvoorwaarden voldoen


▪ de leerlingendossiers samenstellen en vervolledigen


▪ andere relevante gegevens verzamelen met betrekking tot leerlingenadministratie


▪ de elektronische en papieren zendingen doen m.b.t. leerlingenadministratie


▪ dossiers voor schoolongevallen samenstellen en opvolgen


▪ verzorgen van de examenadministratie, conform de afspraken binnen de academie


▪ proces verbaal van de interne en externe jury’s, attesten en getuigschriften administratief


opmaken


▪ de aanwezigheidsregisters van leerlingen opmaken en controleren


▪ evaluatiefiches verwerken, verzamelen en bewaren


2.3. Personeelsadministratie


▪ het personeelsdossier aanmaken van nieuwe personeelsleden, overeenkomstig de


afspraken met de inrichtende macht


▪ het elektronisch dossier aanmaken en het papieren dossier vervolledigen en bijhouden


▪ de nodige kopieën van het dossier naar de administratie van de inrichtende macht sturen


▪ de elektronische communicatie i.v.m. de personeelsadministratie met de werkstations


voeren


▪ zorg dragen voor het invullen van formulieren, overeenkomstig de afspraken met de


inrichtende macht


▪ indien nodig informatie over nieuwe decreten, besluiten en omzendbrieven aan de


betrokken personeelsleden verstrekken


▪ mededelingen en omzendbrieven ter visum voorleggen aan het personeel en aan de


afwezige personeelsleden


2.4. Leerlingenbegeleiding


▪ zich zowel mondeling als schriftelijk in het correct Nederlands uitdrukken


▪ opmerkzaam zijn voor en reageren op ongewoon gedrag van leerlingen


▪ mee instaan voor de opvang van leerlingen die de orde verstoren en gepast reageren


conform de afspraken binnen de academie


▪ rapporteren aan directie en collega’s van tussenkomsten en klachten


▪ het schoolreglement correct laten naleven


2.5. Overleg, samenwerking en communicatie


▪ ervaringen en werkmethodes met collega’s van de academie uitwisselen


▪ praktische problemen met de ouders van leerlingen bespreken


▪ geregeld overleg houden met de directeur


▪ informatie verstrekken aan ouders en/of leerlingen


▪ op verzoek van de directeur deelnemen aan vergaderingen


▪ relevante informatie verstrekken aan de directeur, collega’s van het secretariaat, de


betreffende gemeentelijke diensten en de Vlaamse overheid en de koepelorganisatie


▪ ouders/leerlingen informeren over schoolactiviteiten


▪ academiegerelateerde externe contacten onderhouden


▪ signaleren van defecten, tekorten en structurele problemen


▪ instaan voor de bestellingen en het beheer van materialen, instrumenten en apparatuur


▪ bij afwezigheid van een leraar de leerlingen/ouders verwittigen


▪ helpen bij de organisatie van infodagen, studiedagen, tentoonstellingen, projecten en


bezoeken


▪ helpen bij de organisatie van interne vergaderingen


▪ op verzoek van de directeur vergaderingen actief, stipt en constructief bijwonen


▪ het schoolreglement en veiligheidsvoorschriften correct naleven en laten naleven


▪ correcte en respectvolle omgangsvormen hanteren


▪ het arbeidsreglement correct naleven


3. Nascholing


▪ de competenties in het kader van deze functiebeschrijving op peil houden


▪ op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen binnen het domein van de eigen taken


▪ de opgedane kennis van de gevolgde nascholing delen met de collega’s, conform de


afspraken binnen de academie


▪ reflecteren over het eigen professioneel functioneren en waar nodig bijsturen


▪ de toelating vragen aan de directie om nascholing te volgen


▪ de directie op de hoogte houden van de gevolgde nascholing


▪ attesten van de gevolgde nascholing bijhouden

Profiel

Minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur in onderwijsadministratie,


is een voorwaarde om in aanmerking te komen voor deze functie.


Affiniteit met de culturele sector en/of dko is een pluspunt.

Aanbod

SLAC/Beeldende & Audiovisuele Kunst is op zoek naar een administratief medewerker


voor een opdrachtvolume van 60% te presteren op maandag, woensdag en donderdag met


inbegrip van 2 weekavonden (woensdag en donderdag, tot 20u30).


- Indiensttreding: begin november 2021 ad interim


- Vervanging loopt tot 15 februari 2022

Solliciteren

Solliciteren met motivatiebrief en cv ten laatste op 24 oktober om 20u00 via

sollicitatiesacademie@leuven.be.

Gesprekken vinden plaats in de week van 25 oktober.

Reageren voor: 24/10/2021
Solliciteren

Solliciteren met motivatiebrief en cv ten laatste op 24 oktober om 20u00 via

sollicitatiesacademie@leuven.be.

Gesprekken vinden plaats in de week van 25 oktober.

Reageren voor: 24/10/2021
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Tijdelijk
Tewerkstelling
Deeltijds
Regio
Vlaams-Brabant