Functieomschrijving
Je bent verantwoordelijk voor:
-Facturatie en financiële administratie
-Voorbereiding van de boekhouding
-Administratief beheer
-Opvolging adresbestanden
-Onthaal
-Opmaak begrotingen
-Opvolging praktische zaken
Je ondersteunt:
-de programmatie van het Geuzenhuis: je bereidt de begroting voor, stelt financiële overzichten op per evenement, regelt contracten/onkostenvergoedingen met sprekers, voor onze internationale sprekers boek je treintickets of vliegtuigreizen, je reserveert hotelkamers. Je huurt technisch materiaal bij stad, provincie of andere uitleendienst. Je ondersteunt subsidieaanvragen, regelt stadsdagen enz. Je beheert de inschrijvingen enz. Je bent actief aanwezig op het evenement en helpt mee waar nodig. Deze evenementen zijn in de eerste plaats:
- Nacht van de Vrijdenker
- Lupercalia
- Stoicon-X
- Debatten, boekvoorstellingen, lezingen in het Geuzenhuis
-het Feest Vrijzinnige Jeugd Gent: je woont de vergaderingen met bestuur en leerkrachten bij, je contacteert de scholen en verzamelt de inschrijvingen, je huurt locaties en materiaal, je boekt workshops, je bent het aanspreekpunt voor de ouders in de aanloop van het feest, je schrijft attesten verlet uit, enz.
-de logistieke werking van het Geuzenhuis: bij technische problemen contacteer je in overleg met de coördinator de loodgieter, elektricien, chauffagist, de liftbeheerder enz. Je bestelt poetsmateriaal, koffie en andere dranken plus toebehoren. Je contacteert de wasserij voor het linnengoed. Je noteert de meterstanden en geeft dit door aan de betrokken instanties.
-de administratieve werking van het Geuzenhuis: je staat in voor de input van de boekhouding (Winbooks) en regelt de contacten met de boekhouder, je bestelt kantoormateriaal, je koopt attenties aan voor voor vrijwilligers en leerlingen secundair, je contacteert scholen i.f.v. schoolbezoeken, je brengt het archief jaarlijks op orde, je ondersteunt de vzw-wetgeving (statutenwijziging doorgeven aan de griffie, jaarverslag indienen enz), je schrijft het verslag, mailing leden enz.
-het onthaal van het Geuzenhuis: vanuit de infobalie verstrek je informatie aan de bezoekers, je verwijst zo nodig door naar huisvandemens, je informeert over onze Uitpaswerking en wanneer wenselijk zet je koffie klaar in de zalen plus beamer en ander gevraagd technisch materiaal.
Profiel
-Je houdt van cijferwerk, je speelt met Excellijsten, houdt alles secuur bij en werkt gestructureerd.
-Je bent niet bang op handen uit de mouwen te steken waar nodig.
-Je gaat graag om met mensen en werkt graag in teamverband.
-Avond- en weekendwerk schrikt je niet af.
Aanbod
-Loonbarema pc 337 non-profit; loonschaal II
-Contract onbepaalde duur
-Maaltijdcheques
-Fietsvergoeding
-Toffe werksfeer