Profiel

  • Je hebt een relevant Bachelor diploma en/of minimum 3 jaar ervaring in een administratieve functie.
  • Je bent een teamplayer
  • Je hebt verantwoordelijkheidszin en bent integer, werkt nauwkeurig en efficiënt, stelt je flexibel en verbindend op binnen het team
  • Je bent vertrouwd met de courante Office 365 toepassingen, en meer in het bijzonder met Microsoft Excell
  • Je bent bij voorkeur vertrouwd met de activiteiten van Ultima Vez en hebt affiniteit met het culturele landschap
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Frans en Engels (zowel schriftelijk als mondeling)
  • Woonachtig zijn in Brussel is een plus
  • (Optioneel) Kennis van ICT-systemen
  • Onmiddellijk of op korte termijn beschikbaar

Organisatie

Ultima Vez

Ultima Vez is de productiestructuur van choreograaf, regisseur en filmmaker Wim Vandekeybus: een internationaal dansgezelschap met thuisbasis in Brussel.

De activiteiten van Ultima Vez spitsen zich toe op:

  • De creatie, productie, distributie en promotie van het artistieke werk van Wim Vandekeybus en Seppe Baeyens
  • De ondersteuning van diverse artiesten via een residentiewerking
  • De organisatie van educatieve activiteiten voor verschillende doelgroepen
  • De uitbouw van een buurtwerking in samenwerking met verschillende sociaal-artistieke partners in Sint-Jans-Molenbeek

Aanbod

  • Een veelzijdige en afwisselende functie in een artistieke organisatie die steeds in beweging is

  • Een plek binnen een dynamisch, ambitieus en gedreven team

  • Overdracht en omkadering bij de opstart

  • Een fulltime bedienden contract van onbepaalde duur volgens de CAO Podiumkunsten (PC 304), waarbinnen 4/5 ingevuld wordt door het luik administratie en 1/5 door gebouwbeheer, ICT-management en/of andere taken

  • Een aantal extralegale voordelen o.a. maaltijdcheques, reisverzekering, hospitalisatieverzekering

Functieomschrijving

De administratief medewerker levert ondersteunende diensten binnen het kader van dagelijks-, financieel- en personeelsbeleid. In je functie word je aangestuurd door de verantwoordelijke personeel en financiën.


Administratie


  • Administratie: opmaak verkoopfakturen, nazicht aankoopfacturen, opmaak onkostennota’s, verwerking visa-betalingen, kasbetalingen, transacties via paypal-rekening (webshop en inschrijvingsgelden)

  • Voorbereiding van de boekhouding voor en in boekhoudpakket Zen-Soft (in samenwerking met externe accountant)

  • Assistentie bij financiële rapportering

  • Opvolging betalingen inschrijvingen workshops en beheer webshop

Personeels- en loonsadministratie


  • Dimona-aangiftes en opstellen van arbeidsovereenkomsten

  • Opstellen overeenkomsten voor samenwerking met vrijwilligers, zelfstandigen, freelance-medewerkers via SBK’s, stagiairs.

  • Beheer van persoonlijke gegevens van medewerkers (identity file, vakantie, ziekte)

  • Aanvraag en opvolging diverse personeelsadministratie: A1-formulieren, C4’s, attest tewerkstellingsattesten, loonfiches etc.

  • Aanspreekpunt voor internationale artistieke medewerkers met betrekking tot persoonlijke administratie: sociale zekerheid, mutualiteit, kinderbijslag, fiscaliteit, openen bankrekening, huurcontract etc.

  • Ondersteuning bij administratieve vereisten voor het tewerkstellen van buitenlandse medewerkers (visa, werkvergunningen)

Office management


  • aanvullen van voorraden keuken-, kantoor- en onderhoudsmateriaal

  • beheer inkomende en uitgaande post, opvolging onderhoud kantooruitrusting

  • coördinatie schoonmaak van studio’s (in functie van de planning) en kantoren

  • sleutelbeheer

(Optioneel) Gebouwbeheer en ICT


  • coördinatie van onderhoud van technische installaties zoals verwarming, verluchting, alarmcentrale, elektriciteit (in nauwe samenwerking met de technische ploeg)

  • sleutelbeheer
  • beheer ICT-systemen

Categorie
Financieel
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest