Organisatie
Ultima Vez
Ultima Vez is de productiestructuur van choreograaf, regisseur en filmmaker Wim Vandekeybus: een internationaal dansgezelschap met thuisbasis in Brussel.
De activiteiten van Ultima Vez spitsen zich toe op:
- De creatie, productie, distributie en promotie van het artistieke werk van Wim Vandekeybus en Seppe Baeyens
- De ondersteuning van diverse artiesten via een residentiewerking
- De organisatie van educatieve activiteiten voor verschillende doelgroepen
- De uitbouw van een buurtwerking in samenwerking met verschillende sociaal-artistieke partners in Sint-Jans-Molenbeek
Functieomschrijving
De administratief medewerker levert ondersteunende diensten binnen het kader van dagelijks-, financieel- en personeelsbeleid. In je functie word je aangestuurd door de verantwoordelijke personeel en financiën.
Administratie
- Administratie: opmaak verkoopfakturen, nazicht aankoopfacturen, opmaak onkostennota’s, verwerking visa-betalingen, kasbetalingen, transacties via paypal-rekening (webshop en inschrijvingsgelden)
- Voorbereiding van de boekhouding voor en in boekhoudpakket Zen-Soft (in samenwerking met externe accountant)
- Assistentie bij financiële rapportering
- Opvolging betalingen inschrijvingen workshops en beheer webshop
Personeels- en loonsadministratie
- Dimona-aangiftes en opstellen van arbeidsovereenkomsten
- Opstellen overeenkomsten voor samenwerking met vrijwilligers, zelfstandigen, freelance-medewerkers via SBK’s, stagiairs.
- Beheer van persoonlijke gegevens van medewerkers (identity file, vakantie, ziekte)
- Aanvraag en opvolging diverse personeelsadministratie: A1-formulieren, C4’s, attest tewerkstellingsattesten, loonfiches etc.
- Aanspreekpunt voor internationale artistieke medewerkers met betrekking tot persoonlijke administratie: sociale zekerheid, mutualiteit, kinderbijslag, fiscaliteit, openen bankrekening, huurcontract etc.
- Ondersteuning bij administratieve vereisten voor het tewerkstellen van buitenlandse medewerkers (visa, werkvergunningen)
Office management
- aanvullen van voorraden keuken-, kantoor- en onderhoudsmateriaal
- beheer inkomende en uitgaande post, opvolging onderhoud kantooruitrusting
- coördinatie schoonmaak van studio’s (in functie van de planning) en kantoren
- sleutelbeheer
(Optioneel) Gebouwbeheer en ICT
- coördinatie van onderhoud van technische installaties zoals verwarming, verluchting, alarmcentrale, elektriciteit (in nauwe samenwerking met de technische ploeg)
- sleutelbeheer
- beheer ICT-systemen
Profiel
- Je hebt een relevant Bachelor diploma en/of minimum 3 jaar ervaring in een administratieve functie.
- Je bent een teamplayer
- Je hebt verantwoordelijkheidszin en bent integer, werkt nauwkeurig en efficiënt, stelt je flexibel en verbindend op binnen het team
- Je bent vertrouwd met de courante Office 365 toepassingen, en meer in het bijzonder met Microsoft Excell
- Je bent bij voorkeur vertrouwd met de activiteiten van Ultima Vez en hebt affiniteit met het culturele landschap
- Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Frans en Engels (zowel schriftelijk als mondeling)
- Woonachtig zijn in Brussel is een plus
- (Optioneel) Kennis van ICT-systemen
- Onmiddellijk of op korte termijn beschikbaar
Aanbod
- Een veelzijdige en afwisselende functie in een artistieke organisatie die steeds in beweging is
- Een plek binnen een dynamisch, ambitieus en gedreven team
- Overdracht en omkadering bij de opstart
- Een fulltime bedienden contract van onbepaalde duur volgens de CAO Podiumkunsten (PC 304), waarbinnen 4/5 ingevuld wordt door het luik administratie en 1/5 door gebouwbeheer, ICT-management en/of andere taken
- Een aantal extralegale voordelen o.a. maaltijdcheques, reisverzekering, hospitalisatieverzekering
Categorie
Financieel
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest