Profiel

Diploma*


Diploma secundair onderwijs of in het bezit zijn van de instapkaart niveau C.


Ervaring


Minstens 1 jaar ervaring in het administratieve domein.


Ervaring in de organisatie van evenementen in de brede zin (muziekfestivals, culturele activiteiten, sportieve ontmoetingen, …) is een troef


Kennis


  • Grondige kennis van de evenementensector
  • Informaticakennis: Outlook, Word, Excel.
  • Je kunt je in het Frans vlot en duidelijk uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk.

Gedragsgerichte competenties


  • Je analyseert informatie gericht en kritisch.
  • Je behandelt problemen zelfstandig en bent oplossingsgericht.
  • Je kunt vlot in team werken en draagt bij tot de goede verstandhouding tussen collega’s.
  • Je deelt je eigen inzichten, kennis en werkwijzen met anderen.
  • Je ontwikkelt je professionele kennis en vaardigheden voortdurend.
  • Je gaat constructief om met stress en kritiek.
  • Je bouwt een netwerk van relaties uit en onderhoudt deze contacten.
  • Je handelt servicegericht naar klanten of gebruiker·ster·s.
  • Je handelt integer en respecteert de vertrouwelijkheid.
  • Je werkt resultaatgericht en behaalt je objectieven.
  • Je toont respect voor anderen en voor de organisatie.

Organisatie

Leefmilieu Brussel

Leefmilieu Brussel is de tweetalige milieu- en energie administratie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.


Wij staan in voor een brede waaier aan activiteiten op het vlak van leefmilieu met als opdracht te streven naar meer levenskwaliteit voor alle Brusselaars. Om de klimaatuitdagingen het hoofd te bieden, willen wij een faciliterende rol spelen in de transitie van het Brussels Gewest naar een koolstofarme samenleving tegen 2050.

Ons doel is om de directe en indirecte uitstoot van broeikasgassen te verminderen, de gevolgen van klimaatverandering te beperken en alle mogelijke vormen van milieuoverlast terug te dringen.

Dankzij de inzet van onze medewerker·ster·s, onze gedeelde waarden (Respect – Innovatie – Verantwoordelijkheid) en onze transversale aanpak inzake leefmilieu, zijn wij als organisatie in staat om ons aan te passen aan de huidige en toekomstige uitdagingen en onze langetermijnvisie te realiseren.

Je zal tewerkgesteld worden op de afdeling Groene ruimten, departement Evenementen ondersteuning en participatie.


Aanbod

  • Een contract van onbepaalde duur
  • Een voltijdse betrekking
  • Werk in een eco-dynamische werkomgeving met de mogelijkheid tot telewerken
  • Een salaris in overeenstemming met de loonschalen in de openbare sector (eindejaarspremie + vakantiepremie)
  • Naast de diensten gepresteerd in de publieke sector, is er een erkenning van maximum 6 jaar mogelijk voor diensten gepresteerd in de private sector of als zelfstandige
  • Maaltijdcheques (8 €)
  • Mogelijkheid tot tweetaligheidspremie (via Selor examen)
  • Een permanente vorming
  • Een flexibele uurregeling
  • Een hospitalisatieverzekering
  • Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • Een fietspremie of mogelijkheid tot het bekomen van een bedrijfsfiets
  • 35 dagen verlof per jaar (op basis van een voltijdse tewerkstelling)
  • Mogelijkheid tot inschrijving van uw kinderen in het nabijgelegen kinderdagverblijf

Functieomschrijving

  • Je coördineert de administratieve opvolging van evenementen :
    • Ontvangen van de aanvragen voor evenementen van externe organisatoren;
    • Advies inwinnen van belanghebbenden en verantwoordelijken op het terrein;
    • Indien nodig bijkomende informatie opvragen bij organisatoren;
    • Vragen beantwoorden via telefoon en mail van organisatoren, interne en externe partners;
    • Vergaderingen organiseren en bijwonen met belanghebbenden in het kader van een evenement;
    • Correspondentie verzorgen in het kader van een evenement;
    • Nauwlettend registreren van alle informatie betreffende een evenement in de opvolgingssoftware;
    • Evaluatiedossiers samenstellen;
    • (Digitaal) klassement bijhouden;
  • Je blijft op de hoogte van en informeert over procedures (vergunningen, voorwaarden voor het bezetten van de groene ruimte) en operationele regels (het charter voor duurzame evenementen).
  • Je verwerft een degelijke kennis van de technische opvolging van evenementen om je collega’s op het terrein bij te staan of te vervangen indien nodig:
    • Follow-up tijdens de organisatie en uitvoering van evenementen;
    • Technische follow-up voor en na evenementen (terreinbezoek met organisatoren, plaatsbeschrijvingen voor en na het evenement, enz.);
    • Organisatoren bijstaan en responsabiliseren.
  • Je verzorgt de communicatie:
    • Informatie doorgeven aan de teams die in het veld werken;
    • Informatie van de teams doorgeven aan de relevante afdelingen;
    • Informatie doorgeven aan organisatoren;
    • Informatie- en organisatievergaderingen bijwonen.
  • Je deelt belangrijke informatie met je collega's en helpt hiermee de organisatie van de dienst geleidelijk aan te versterken.
Solliciteren
Reageren voor: 30/05/2021
Solliciteren
Reageren voor: 30/05/2021
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest