Profiel

Ben je een administratief genie en vertoef je graag in een kunstzinnige omgeving? SLAC/Academie is op zoek naar een dynamische teamspeler die van aanpakken weet.


Minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie - bij voorkeur in onderwijsadministratie - is een voorwaarde om in aanmerking te komen voor deze functie.


Affiniteit met de culturele sector en/of deeltijds kunstonderwijs is een pluspunt.

Organisatie

SLAC/Beeldende & Audiovisuele Kunst

Zie www.slac.be/academie

Aanbod

SLAC/Beeldende & Audiovisuele Kunst is op zoek naar een administratief medewerker voor een opdrachtvolume van 33/38ste, te presteren op weekdagen (maandag tot vrijdag) met inbegrip van 2 weekavonden (woensdag en donderdag, tot 20u30).


- indiensttreding zo snel mogelijk na de paasvakantie


- opdracht van 85% - werkuren concreet af te spreken – alvast tot half juni 2021 met mogelijkheid tot verlenging


- dynamische en kunstzinnige werkplek met veel ruimte voor eigen initiatief



Functieomschrijving

1 Doel van de functie

- in het kader van het artistiek pedagogisch project van de academie allerhande administratieve, financiële en logistieke ondersteunende taken voorbereiden en uitvoeren
- in nauwe samenwerking met het team bijdragen tot het welzijn van de leerlingen (leerlingenbegeleiding)
- instaan voor een klantvriendelijk onthaal
- instaan voor de leerlingenadministratie, personeelsadministratie, algemene schooladministratie, bijkomende opdrachten conform de afspraken binnen de academie


2 Algemene taken en de wijze van uitvoeren
2.1 Administratieve en ondersteunende taken


- administratieve taken binnen de academie verwerken met de specifieke programma’s op computer
- in- en uitgaande correspondentie van de academie behandelen
- relevante adressenbestanden bijhouden
- bezoekers ontvangen, hen zelf verder helpen of doorverwijzen
- op een professionele wijze de telefoon en e-mail beantwoorden, indien mogelijk zelf afhandelen of boodschappen onmiddellijk doorgeven aan de betrokkenen
- opvolgen en bijhouden van documentatie
- beheer van materialen
- plaatsen van bestellingen en het correct afhandelen van de financiële administratie hieromtrent
- discreet omgaan met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie
- hulp bieden bij het opstellen en uitvoeren van het nascholingsplan
- hulp bieden bij het opstellen van de uurroosters
- hulp bieden bij het opstellen van het vervangrooster bij afwezigheid van leraars
- klassementen van de academie op een ordelijke en toegankelijke wijze aanleggen en bijhouden
- het schoolarchief bijhouden
- fotokopieën maken voor de administratie van de academie


2.2 Leerlingenadministratie


- de leerlingen inschrijven
- de inschrijvingsdocumenten voor nieuwe leerlingen correct invullen en verwerken
- nagaan of kandidaat-leerlingen aan de toelatingsvoorwaarden voldoen
- de leerlingendossiers samenstellen en vervolledigen
- andere relevante gegevens verzamelen met betrekking tot leerlingenadministratie
- de elektronische en papieren zendingen doen m.b.t. leerlingenadministratie
- dossiers voor schoolongevallen samenstellen en opvolgen
- verzorgen van de examenadministratie, conform de afspraken binnen de academie
- proces-verbaal van de interne en externe jury’s, attesten en getuigschriften administratief opmaken
- de aanwezigheidsregisters van leerlingen opmaken en controleren
- evaluatiefiches verwerken, verzamelen en bewaren


2.3 Personeelsadministratie


- het personeelsdossier aanmaken van nieuwe personeelsleden, overeenkomstig de afspraken met de inrichtende macht
- het elektronisch dossier aanmaken en het papieren dossier vervolledigen en bijhouden
- de nodige kopieën van het dossier naar de administratie van de inrichtende macht sturen
- de elektronische communicatie i.v.m. de personeelsadministratie met de werkstations voeren
- zorg dragen voor het invullen van formulieren, overeenkomstig de afspraken met de inrichtende macht
- indien nodig informatie over nieuwe decreten, besluiten en omzendbrieven aan de betrokken personeelsleden verstrekken
- mededelingen en omzendbrieven ter visum voorleggen aan het personeel en aan de afwezige personeelsleden


2.4 Leerlingenbegeleiding


- zich zowel mondeling als schriftelijk in het correct Nederlands uitdrukken
- opmerkzaam zijn voor en reageren op ongewoon gedrag van leerlingen
- mee instaan voor de opvang van leerlingen die de orde verstoren en gepast reageren conform de afspraken binnen de academie
- rapporteren aan directie en collega’s van tussenkomsten en klachten
- het schoolreglement correct laten naleven


2.5 Overleg, samenwerking en communicatie


- ervaringen en werkmethodes met collega’s van de academie uitwisselen
- praktische problemen met de ouders van leerlingen bespreken
- geregeld overleg houden met de directeur
- informatie verstrekken aan ouders en/of leerlingen
- op verzoek van de directeur deelnemen aan vergaderingen
- relevante informatie verstrekken aan de directeur, collega’s van het secretariaat, de betreffende gemeentelijke diensten en de Vlaamse overheid en de koepelorganisatie
- ouders/leerlingen informeren over schoolactiviteiten
- academiegerelateerde externe contacten onderhouden
- signaleren van defecten, tekorten en structurele problemen
- instaan voor de bestellingen en het beheer van materialen, instrumenten en apparatuur
- bij afwezigheid van een leraar de leerlingen/ouders verwittigen
- helpen bij de organisatie van infodagen, studiedagen, tentoonstellingen, projecten en bezoeken
- helpen bij de organisatie van interne vergaderingen
- op verzoek van de directeur vergaderingen actief, stipt en constructief bijwonen
- het schoolreglement en veiligheidsvoorschriften correct naleven en laten naleven
- correcte en respectvolle omgangsvormen hanteren
- het arbeidsreglement correct naleven


3 Nascholing


- de competenties in het kader van deze functiebeschrijving op peil houden
- op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen binnen het domein van de eigen taken
- de opgedane kennis van de gevolgde nascholing delen met de collega’s, conform de afspraken binnen de academie
- reflecteren over het eigen professioneel functioneren en waar nodig bijsturen
- de toelating vragen aan de directie om nascholing te volgen
- de directie op de hoogte houden van de gevolgde nascholing
- attesten van de gevolgde nascholing bijhouden

Solliciteren

SLAC/Beeldende & Audiovisuele Kunst is op zoek naar een administratief en baliemedewerker voor een opdrachtvolume van 33/38ste te presteren op weekdagen (maandag tot vrijdag) met inbegrip van 2 weekavonden (woensdag en donderdag, tot 20u30).

- indiensttreding zo snel mogelijk na de paasvakantie

- opdracht van 85% - werkuren concreet af te spreken – alvast tot half juni 2021 met mogelijkheid tot verlenging

Reageren voor: 19/04/2021
Solliciteren

SLAC/Beeldende & Audiovisuele Kunst is op zoek naar een administratief en baliemedewerker voor een opdrachtvolume van 33/38ste te presteren op weekdagen (maandag tot vrijdag) met inbegrip van 2 weekavonden (woensdag en donderdag, tot 20u30).

- indiensttreding zo snel mogelijk na de paasvakantie

- opdracht van 85% - werkuren concreet af te spreken – alvast tot half juni 2021 met mogelijkheid tot verlenging

Reageren voor: 19/04/2021
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Tijdelijk
Tewerkstelling
Deeltijds
Regio
Vlaams-Brabant