Organisatie

Het gemeentebestuur van Jette
Het gemeentebestuur van Jette stelt zich als opdracht een warme omgeving te creëren, gericht op de levenskwaliteit van de burgers. Hiervoor engageert het gemeentebestuur van Jette zich met name om de administratieve diensten te verzekeren, een veilige leefomgeving te garanderen waar het goed leven is, educatieve, sportieve en culturele infrastructuren en activiteiten aan te bieden, activiteiten te organiseren en te ondersteunen, die van Jette een gezellige gemeente maken en een dynamische economische ontwikkeling en solidariteit te stimuleren.

Functieomschrijving

Operationele steun verlenen bij de administratieve taken van de dienst, op gebied van zowel informatieverzameling en -productie van documenten als beheer van sommige specifieke dossiers : • Documenten (mailing, modelbrieven, lijsten, administratieve lastenboeken, enz.) opstellen op basis van gegeven instructies en voorschriften en in toepassing van de bestaande standaardprocedures • De Collegebesluiten of beraadslagingen van de Raad opstellen • Informatie zoeken op het Internet, in de dossiers of -brondocumenten • Sommige dossiers voorbereiden en behandelen (verzamelen van informatie; diverse documentatie opstellen, redactie van documenten en updates) • De administratieve opvolging van sommige evenementen beheren • Diverse invoeringstaken verrichten (facturen, inschrijvingslijsten…) • Documenten sorteren, klasseren en archiveren volgens de vastgestelde procedures • Deelnemen aan de dienstvergaderingen Zorgen voor de logistiek van de dienstactiviteiten of van sommige specifieke taken : • De materiaalvoorraad van de dienst beheren: inventaris, bestelbonnen, ontvangst, enz. • De logistiek voor de door de dienst georganiseerde vergaderingen voorbereiden: zaalreservering, voorbereiding van het materieel, bestelling van dranken, fotokopieën, enz. Het interne en externe publiek onthalen, informeren en oriënteren : • De verzoeken van de burgers/gebruikers/leveranciers/externe firma’s/medewerkers/… behandelen • Instaan voor de opvolging ervan binnen redelijke termijnen • Meehelpen tijdens de activiteiten zelf Opvolgen en uitvoeren van administratieve taken : • Ontvangen en inlichten van een intern en extern publiek • Telefonisch onthaal verzekeren tijdens de dienstverzekering • De dossiers voorbereiden, analyseren, uitvoeren en opvolgen (verzamelen van informatie, van diverse documentatie, opstellen van documenten, van briefwisseling, van mails, van collegebesluiten, …) • De subsidies beheren (aanvragen, bewijsstukken, opvolging) • De uitgaven en winsten van de evenementplanning becijferen, de begroting van het evenement beheren en opvolgen • De administratieve dossiers uitwerken die dienen voor de organisatie van evenementen (correspondentie, telefonische contacten, opstellen van het PV van vergaderingen, voorakkoord, beraadslagingen, opstellen van conventies, bedankingsbriefwisseling) • Organisatie en beheer van vergaderingen op alle vlakken • Aanbestedingen organiseren voor elke activiteit die een overheidsopdracht noodzaakt • Mandaatorders opstellen en kleine uitgaven coördineren met dienst Fibebo • Rapport uitbrengen over de vordering van de dossiers aan de partners en de leidinggevenden • Jaarverslagen opstellen

Profiel

- Vereist diploma : Getuigschrift van het Hoger Secundair Onderwijs (GHSO) of Getuigschrift van het Lager Secundair Onderwijs (GLSO) of Getuigschrift van het Secundair Onderwijs van de Tweede Graad afgeleverd na afloop van het vierde jaar van het secundair onderwijs (GSOTG). Bij gebrek aan het vereiste diploma, zal de kandidaat ten minste 3 jaar beroepservaring moeten hebben in een administratieve functie. Kandidaten met een buitenlands diploma mogen aan de selectie deelnemen op voorwaarde dat ze voor hun diploma een gelijkwaardigheidherkenning van de Vlaamse of de Franse gemeenschap hebben ontvangen. - Een blanco uittreksel uit het strafregister hebben Gezochte profiel Gezochte competenties : Kennis - Kennis van de structuur en werkingscultuur van de gemeentelijke overheid (begroting, besluitvorming, personeelsstatuut, bijzondere systemen, procedures, …). Know-how • Beheersen van informaticaprogramma’s Algemeen: Word ; Excel ; Outlook ; PowerPoint ; Database ; Internet … • Beschikken over taalkundige vaardigheden Nederlands : Goede redactionele vaardigheden (gestructureerd en zonder fouten schrijven, beknopte en duidelijke teksten schrijven, …) • Redactionele competenties Redactie van berichten, van pv’s, … Duidelijke en gestructureerde communicatie

Aanbod

- Halftijds vervangingscontract - Uurrooster : glijdende uurrooster (begin tussen 07u30 en 08u30, middagpauze van een halfuur tussen 11u30 en 13u30, vertrek tussen 15u45 en 18u00) - Bruto schaalwedde aangepast aan de huidige index van niveau C/D/E zonder anciënniteit : Niveau C (H.S.O.) : 1.940,53€ ; Niveau D (L. S. O.) : 1.880€ ; Niveau E : 1.780,34€ - Valorisatie van de anciënniteit op basis van de tewerkstellingsattesten van voormalige werkgevers voor voorgaande functiegerelateerde betrekkingen - Maaltijdcheques - Taalpremie in geval van het behalen van het Selor taalbrevet (schriftelijke en mondelinge proeven) - Terugbetaling (100%) van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer (nmbs, mivb, tec, delijn) - 26 reglementaire dagen verlof - Inhalen van overuren in de vorm van verloven - Mogelijkheid om opleidingen te volgen - Eindejaarspremie
Categorie
Onthaal en administratie
Type
Tijdelijk
Tewerkstelling
Deeltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest