Functieomschrijving
1. Als gegevensbeheerder: de verschillende documenten en gegevens controleren, invoeren en op gestructureerde wijze (al dan niet elektronisch) toegankelijk maken voor alle betrokkenen.
Voorbeelden van taken:
- De elektronische juridische databank 'Irispedia' beheren;
- Juridische teksten invoeren in Wordpress backoffice;
- Het klassement van de Juridische dienst beheren;
- Rapporten en lijsten m.b.t. de beheerde gegevens opmaken.
2. Als administratief expert: administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning bij de organisatie van interne en externe vergaderingen.
Voorbeelden van taken:
- De agenda beheren van de dienst en van de directie van de dienst;
- Antwoorden op verzoeken tot vergadering en vergaderingen organiseren;
- De uitnodigingen en aanwezigheden beheren;
- Praktische organisatie van de vergadering verzorgen: de zaal reserveren en klaarmaken, voorzien in de nodige technische ondersteuning (projector, geluidsregistratie), enz.;
- De te bespreken documenten voorbereiden en ter beschikking stellen;
- Verslag uitbrengen van de interne vergaderingen.
3. Als administratief medewerker: de Juridische dienst algemene administratieve ondersteuning bieden om bij te dragen tot een optimale en doeltreffende werking van de directie Strategie, PMO en Juridische dienst.
Voorbeelden van taken:
- Briefwisseling en aanvragen van adviezen opstellen (Raad van State, Inspecteur van Financiën, Gegevensbeschermingsautoriteit, enz.);
- Te ondertekenen documenten (via post/mail/chauffeur) bezorgen aan de leidend ambtenaren, leden van de regering enz.;
- Circulatiemappen opvolgen;
- Revisie van vertalingen en drukproeven;
- Documentenbeheer en sharepoint;
- Organiseren van een referentiesysteem en een archief voor de dienst.
4. Als contactpersoon: fungeren als aanspreekpunt voor de directie Strategie, PMO en Juridische dienst.
Voorbeelden van taken:
- Fungeren als aanspreekpunt van de kabinetten voor de bewaring van originele besluiten en publicaties in het Belgisch Staatsblad;
- Telefonische oproepen en e-mails beantwoorden en zorgen voor de dispatching.
Meer informatie over de functie?
Sven Bousset - Directeur
Tel : 02/435 62 46
Profiel
1 vacante betrekking.
Vereist :
- Houder zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (het diploma en de eventuele gelijkwaardigheid van diploma's moeten uiterlijk op de datum van de afsluiting van de kandidaturen overgemaakt zijn).
Juridische affiniteit is een pluspunt.
Alleen sollicitaties die voldoen aan de in de vacature gestelde voorwaarden worden in aanmerking genomen met het oog op een eventuele uitnodiging voor een interview.
Aanbod
Je wordt aangeworven als niveau B (weddenschaal B101) met een aanvangswedde van 28.667,31 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index).
Voordelen :
- mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te krijgen
- talrijke mogelijkheden voor opleidingen tijdens de werkuren
- hospitalisatieverzekering
- maaltijdcheques
- gratis openbaar woonwerkvervoer
- gemakkelijk bereikbaar met openbaar vervoer
- mogelijkheid om een premie te krijgen voor verplaatsingen per fiets
- flexibele uurregeling van 38 uur per week
- 35 verlofdagen per jaar en 5 flexdagen (voltijds)
- telewerk
- eindjaarpremie
- vakantiegeld