Organisatie
publiq is specialist in communicatie van het gevarieerde, publieke vrijetijdsaanbod. Mensen en activiteiten elkaar doen vinden en verbinden, met stapstenen waar nodig - dat is onze missie. Hoe? We faciliteren partners. Opdat ze mee maken, opdat iedereen publieke vrije tijd mee kan maken.
Functieomschrijving
Je ondersteunt de zakelijke cel en het hele organisatieteam op administratief vlak.
Je hoofdtaken situeren zich in de personeelsadministratie in brede zin, maar wanneer nodig spring je bij in de financiële administratie en administratief-logistieke ondersteuning van de hele organisatie.
Takenpakket
De opdrachten omvatten o.m.:
Personeelsadministratie: Assistentie van de verantwoordelijke personeelsadministratie
• Administratieve assistentie bij aanwervingen en uit-diensten zoals:
• Opmaken van arbeidsovereenkomsten en addenda
• Opvragen van personalia nodig voor de personeelsadministratie
• Aanmaken personeelsfiche in de tool van het sociaal secretariaat
• Administratie rond extra-legale voordelen (verzekeringen, etc)
• Dagelijkse personeelsadministratie:
• Mailbox van personeel@publiq.be opvolgen, eenvoudige praktische vragen van personeelsleden beantwoorden en complexe vragen doorspelen aan de verantwoordelijke personeelsadministratie
• Personeelsinfo over personeelsadministratie up-to-date houden.
• Administratie van de personeelsverzekeringen doen.
• Organogram mee up to date houden
• Maandelijkse loonadministratie:
• Assistentie bij de maandafsluiting van de lonen;
• Verwerken van personeelsinfo in de tool van het sociaal secretariaat;
• Bestellen van maaltijdcheques.
Ondersteuning financiële administratie:
• Bestelbonnen opmaken voor collega’s
• Voorbereidende financiële administratie en nazicht boekingen, betalingen voor overzichtslijsten van inhoudelijke collega’s.
Ondersteuning andere diensten van de organisatie o.a.
- verzendingen voorbereiden en uitvoeren;
- voorbereiding op en onthaal bij publieke evenementen;
- mailbox info@publiq.be opvolgen
- offertes opvragen;
- enquêtes van externe partijen invullen;
Profiel
- Je bent vertrouwd met algemeen administratief werk.
- Je kan vlot overweg met MS Office pakketten (Word, Excel) en andere toepassingen zoals Google Drive.
- Je bent communicatief vaardig, zowel verbaal als schriftelijk.
- Je bent discreet.
- Je bent punctueel, flexibel en kan goed plannen en organiseren.
GECO-statuut: Je dient te voldoen aan de voorwaarden van het GECO-statuut in het Brussels gewest en bovendien komen enkel kandidaten met max hoger middelbaar onderwijs in aanmerking.
Werkervaring: Geen ervaring vereist.
Talenkennis: Nederlands en Frans.
Aanbod
Een voltijds contract van onbepaalde duur. Je moet voldoen aan de voorwaarden van het GECO-statuut in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de voorwaarden vindt u hier.