In het gemeentelijk infoblad wordt het vrijetijdsaanbod vaak overschaduwd door andere gemeentelijke thema’s, zoals infrastructuur of sociale aangelegenheden. De inwoners van Puurs-Sint-Amands willen echter niets missen van het uitgebreide cultuur- en vrijetijds aan­bod in de gemeente, zo bleek uit de citymarketingenquête, afgenomen na de bekendmaking van de fusie. Daarom werd besloten een apart UiTmagazine uit te brengen.

Nieuw vrijetijdsmagazine

“Als gemeente vinden we het belangrijk om in te zetten op vrijetijdscommunicatie en marketing van het brede vrijetijdsaanbod.” zegt Kathy Van Meulder, deskundige communicatie van de gemeente Puurs-Sint-Amands.

Eén van de kanalen die de gemeente gebruikt om dit aanbod te promoten is het nieuwe vrijetijdsmagazine UiT in Puurs-Sint-Amands. Dit magazine valt tweemaandelijks in de bus bij alle inwoners en wordt ook verdeeld op openbare plaatsen. Het bevat een overzicht van alle publieke evenementen en activiteiten binnen de gemeentegrenzen. Het UiTmagazine verschijnt in de even maanden, afwisselend met het gemeentelijk infoblad PSSST.

Export uit UiTdatabank

“Met dit evenementenmagazine helpen we verenigingen en vrijwilligers ook met het onder de aandacht brengen van hun evenementen. De gegevens, data van de activiteiten, halen we uit één authentieke bron: de UiTdatabank.”

"We organiseerden, samen met publiq, een opleiding over de UiTdatabank voor alle verenigingen en geïnteresseerden."  De evenementen die we in het magazine zetten, halen we op via een export uit de UiTdatabank.”

“Gebruik 1 authentieke bron”

Kathy benadrukt hoe belangrijk het is om te werken met één authentieke bron: “Voordien werkten de verschillende diensten vaak naast elkaar met hun eigen systeem. Eén evenement kon je terugvinden in verschillende Excel documenten. Je kan je voorstellen wat een administratie dit telkens inhield wanneer uur of locatie van een evenement wijzigde. Met als gevolg dat er verschillende informatie op verschillende plaatsen terug te vinden was. En dan start je zoektocht om te achterhalen welke info nu de correcte is. Dankzij de UiTdatabank heb je altijd de meest recente en up-to-date info op eenzelfde plaats.

“De deadline voor het toevoegen van activiteiten voor de volgende editie delen we mee in het magazine. Daarnaast doen we ook een mailing naar al onze verenigingen en diensten, zodat iedereen zeker op tijd de activiteiten toevoegt. Dat lijkt vlot te lukken, voor de eerste editie waren er alleszins veel activiteiten toegevoegd aan de UiTdatabank,” zegt Kathy.

Activiteiten binnen- en buiten de gemeentegrenzen

“Waarop we de activiteiten selecteren? Eerst en vooral houden we natuurlijk rekening met de normen van de UiTdatabank. Zo moeten de activiteiten voor iedereen toegankelijk zijn. Voor evenementen buiten de gemeentegrenzen is het altijd wat afwegen, zeker omdat we voldoende activiteiten in de gemeente hebben. Als algemene regel hanteren we dat de activiteit binnen Puurs-Sint-Amands moet doorgaan, maar hier worden wel af en toe uitzonderingen op toegestaan. Lokale Helden vindt bijvoorbeeld plaats in cc Ter Dilft in Bornem, maar is wel een organisatie van Puurs-Sint-Amands en Bornem samen. Deze activiteit komt er wel in te staan, ook al vindt die dit jaar plaats in Bornem.”

“De onderverdeling in categorieën  zoals ‘podium’, ‘expo’ en ‘film’ moeten we nog meer finetunen. Wel werken we aan een extra rubriek ‘sport’ voor de volgende editie." aldus Kathy. 

 

Hoe verloopt dat nu praktisch, zo’n UiTmagazine?

Kathy: 

  1. Na de deadline voor het toevoegen van activiteiten doen we de export uit de UiTdatabank. We kijken alle gegevens na en schrappen en valideren waar nodig.

  2. Daarna gaat deze lijst naar onze interne diensten ter controle. Eventueel kunnen zij nog aanvullingen doen.

  3. Dit document gaat naar de redactieraad van de communicatiedienst. Hier beslissen we welke activiteiten er uitgelicht worden. Meestal pikken we de evenementen eruit waarvan we weten dat deze wat moeilijker hun weg vinden naar het grote publiek. We merken dat dit ook echt werkt. Na de verdeling van het eerste UiTmagazine zagen we de verkoop van deze voorstellingen meteen stijgen. Ook de inhoud van de rubriek ‘tip van de schepen’ bepalen we in deze fase.

  4. De copywriter gaat aan de slag met de interviews. We werken al langer samen met Schrijf.be, zij leveren alle teksten aan voor het blad. Zo garanderen we de kwaliteit van onze content en zien we erop toe dat de teksten toegankelijk zijn voor een groot publiek. Foto’s laten we maken door een fotograaf of worden aangeleverd door de organisator van het evenement in kwestie. Voor het coverbeeld van het eerste nummer hebben we gekozen voor een lokaal theatergezelschap. De personen op de cover zijn gekend door heel wat inwoners van de gemeente, en dat wekt meteen de aandacht, interesse en betrokkenheid van de lezer.

  5. Daarna gaat dit allemaal naar de vormgever. Als de teksten gezet zijn, gaan we intern alles nalezen en zenden we de proefdruk ter controle door naar betrokken diensten.

     

Bekijk hier het allereerste UiTmagazine van Puurs-Sint-Amands 

  • Wil je ook een opleiding over de UiTdatabank organiseren voor je verenigingen en andere vrijetijdsorganisatoren?
  • Begeleiding nodig over de ontwikkeling, hervorming of vernieuwing van je (UiT)magazine?

Stuur een mailtje naar vragen@uitnetwerk.be en samen bekijken we hoe wij het best kunnen helpen!