Naar aanleiding van hun fusie organiseerden de gemeenten Opglabbeek en Meeuwen-Gruitrode samen een trefdag voor verenigingen.

Dit evenement was een van de eerste projecten die de gemeenten voor de fusie samen op poten hebben gezet. Op deze dag, VIZIER gedoopt, stelden de verenigingen zich -in tegenstelling tot een traditionele cultuur- of verenigingenmarkt- niet voor aan het publiek, maar aan elkaar. Daarnaast kregen de deelnemers enkele boeiende lezingen en workshops voorgeschoteld over het verenigingsleven in de breedste zin van het woord.

De dag bleek zo’n succes dat deze frisse aanpak wel eens een alternatieve vorm van een adviesraad zou kunnen worden voor de nieuwe gemeente Oudsbergen.

Meer dan formele aanwezigheid

Wie heeft er nog niet mee te maken gehad: een vergadering van een adviesraad is in de praktijk vaak een lange kleurloze avond waarop iedereen (of slechts enkele verenigingen) eerder uit verplichting aanwezig is dan uit oprechte interesse. Op deze trefdag viel er daarentegen voor zowel de organisatoren als voor de verenigingen veel meer te rapen dan een formele aanwezigheid of een goed- of afkeuring van cijfers en beleid. En om zoveel mogelijk bestuursleden te bereiken, vond deze trefdag bovendien plaats op een zaterdagvoormiddag.

Sessies en workshops aangepast aan noden

De deelnemende cultuur-, sport-, jeugd- en seniorenverenigingen schreven zich vooraf in voor verschillende sessies. Van het gebruik van Facebook over de GDPR tot een workshop tappen en toogorganisatie of omgaan met de generatiekloof. Ook de UiTdatabank kwam aan bod. Marianne Cap van Vrijwilligerswerk Werkt bracht de aanwezigen in de juiste stemming: “Waarom was vrijwilligerswerk vroeger anders, maar daarom niet beter? Voor welke uitdagingen staan de verenigingen en hoe ziet hun toekomst eruit?”

De sessies werden niet willekeurig vastgelegd. Vooraf konden de verenigingen een korte tevredenheidsenquête invullen. Op basis daarvan werden de onderwerpen voor de gesprekstafels gekozen, die zowel door collega’s als externen werden gegeven of begeleid.

Generaties en sectoren naast en met elkaar

Daarnaast leerden de verenigingen elkaar beter kennen aan de hand van speeddates. Deze uitwisseling tussen verschillende sectoren en generaties bleek erg waardevol: senioren van een cultuurvereniging en de jongeren van de plaatselijke rugbyvereniging hebben op het eerste zicht niet veel gemeen, toch kunnen ze leren van elkaar en krijgen ze niet eens met zo’n heel verschillende uitdagingen te maken.  Tijdens de lunch kregen de aanwezigen de kans om met de burgemeesters en schepenen van de twee gemeenten te praten.

Belronde nog steeds nodig

Geïnteresseerden konden zich online inschrijven of via het binnen te brengen inschrijfformulier. Naast de traditionele communicatie over het evenement bleek een extra belronde erg effectief te zijn. De verenigingen blijven houden van persoonlijk contact om overtuigd te worden. Ook mond-aan-mond reclame doet het nog steeds goed. Verenigingen die er niet bij waren, horen nu van de aanwezigen hoe goed de dag wel niet was, en zijn meteen al warm gemaakt voor een volgende editie.

Win-win

Deze trefdag voor verenigingen levert dus zowel voor de organisatoren, in dit geval de gemeente, als de verenigingen heel wat voordelen op. De verenigingen leren heel wat bij en weten dat de gemeente echt voor hen zorgt. De organisatoren creëren zo een beter geïnformeerd, actiever en betrokkener verenigingenbestand én krijgen input voor het beleid en voor de toekomstige meerjarenplanning van de nieuwe gemeente.

 

Zo’n trefdag voor verenigingen: een idee om jouw adviesraden nieuw leven in te blazen?

 

Heb jij ook een inspirerend praktijkvoorbeeld? Laat het ons weten!