UiTPAS is er voor iedereen, en dus doen veel lokale besturen grote inspanningen om de pas bekend te maken bij een zo breed mogelijk publiek. UiTPAS Gent ging voor haar communicatie een vruchtbare samenwerking aan met De Zuidpoort, een vereniging waar armen het woord nemen. Wat leerde hun expertise?
Iedereen is gebaat bij toegankelijke communicatie, maar sommige kwetsbare groepen vragen om een meer doelgerichte aanpak. Toen UiTPAS Gent haar pashouders met kansenstatuut een brief wilde sturen over de mogelijke verlenging van dit statuut, contacteerde ze De Zuidpoort voor input.
Uit onderzoek blijkt immers dat:
- 1 of 7 Vlamingen laaggeletterd is
- 1 op 3 enkel de basisvaardigheden kent
- 1 op 2 het moeilijk hebben met lange alinea’s, moeilijke woorden, …
Dus: De helft van de Vlamingen kan officiële informatie moeilijk vinden, begrijpen en hanteren.
Om te weten te komen of haar UiTPAS-communicatie helder en toegankelijk was voor de doelgroep - in dit geval: de pashouders met een kansenstatuut - besloot UiTPAS Gent om die af te toetsen bij de gebruikers zelf. UiTPAS Gent legde de brief over de verlenging van het kansenstatuut dus via De Zuidpoort voor aan een groep van 20 mensen met armoede-ervaring.
Daar vloeiden nuttige tips uit voort, die we graag met je delen.
1. Tekst- en woordkeuze
- Schrijven is schrappen. Wees dus zo kort en bondig mogelijk in je communicatie. Splits zinnen, vat samen, gebruik eenvoudige zinsconstructies.
- Kort betekent niet kortaf: zorg voor een vriendelijke en respectvolle toon.
- Vervang of verklaar moeilijke woorden. Vermijd te technische of juridische informatie - verwijs daarvoor door.
2. Structuur van je communicatie
De belangrijkste boodschap komt bovenaan. In dit geval gaat dit om het antwoord op de vraag: Wordt mijn kansenstatuut verlengd (of niet)?
- Zorg voor een overzichtelijke structuur van je brief.
- Licht de belangrijkste informatie uit, door die in het vet te zetten.
- Zorg voor duidelijke contact-info: waar kan de ontvanger met verdere vragen terecht?
3. Vormgeving van je brief
- Gebruik eenvoldoende groot lettertype.
- Gebruik foto’s of iconen om anderstaligen te ondersteunen.
- Pas op met kleurcontrasten: witte letters op een gele achtergrond zijn nauwelijks leesbaar.
Even oefenen, maar wie het in de vingers krijgt, merkt al snel het verschil. Kijk maar eens naar deze verschillende herwerkingen door De Zuidpoort…
Een heldere brief kan onze pashouders een onnodige verplaatsing besparen én tegelijkertijd onze medewerkers van de verkooppunten ontlasten.
Miet Demuynck van UiTPAS Gent is alvast bijzonder tevreden met de herwerking van de brief rond de verlenging van het kansenstatuut. De samenwerking met De Zuidpoort zorgde intern voor een eye-opener, maar Miet voorziet ook een grote impact op de communicatie met de aangeschreven pashouders.
“In eerste instantie schrokken we wel een beetje van de herwerking. Het vertelde ons dat we de bal verkeerd sloegen, en dat onze manier van communiceren bij veel mensen voor verwarring zorgde. In de aangepaste brief komt onze boodschap veel duidelijker naar voren. Vroeger kwamen veel mensen naar een verkooppunt om hun kansenstatuut te verlengen, terwijl dat soms niet nodig was - ze hadden de brief dus niet goed begrepen. Een heldere brief kan hen die onnodige verplaatsing besparen én tegelijkertijd onze medewerkers van de verkooppunten ontlasten.”
Workshop heldere communicatie
In deze workshop focussen we op communicatie naar een kwetsbaar publiek. Je leert hoe je begrijpelijke en overtuigende brieven opstelt die je publiek écht begrijpt, met de tips van de doelgroep zelf. In samenwerking met De Zuidpoort Gent.
Zes tips om een goede tekst te schrijven
Maak je een publicatie zoals een UiTmagazine? Ja, dan zijn aantrekkelijke beelden een must. Maar minstens even belangrijk zijn sterke teksten.
Naar een sterk armoedebeleid: zo doen ze dat in Balen
Geen UiTPAS zonder een sterke lokale visie rond armoede.