Voltijds Vast


Organisatie
Architecture Workroom Brussels
Architecture Workroom (AW) is een culturele denk-en-doe-tank voor innovatie binnen de architectuur en stedenbouw.  AW maakt als initiator, mediator en platform de ruimte en condities voor vernieuwende architectuur en voor ontwerpend onderzoek.  AW bestaat uit een team van 16 architect-onderzoekers en wordt geleid door drie partners. De langere strategische werklijnen van AW richten zich onder meer op visionaire woningbouw, productieve landschappen, zorgzame buurten en de productieve stad.  Als platform voor ontwerpend onderzoek en kennisdeling draagt AW bij aan het brede maatschappelijke debat, aan de professionele praktijk en kennisontwikkeling, en aan de vernieuwing van stadsontwikkeling en beleid. Brussel, kleine kosmopoliet en hoofdstad van Europa, is voor AW de ideale uitvalsbasis - en ook laboratorium - om bij te dragen tot het (inter)nationale debat over de vormgeving van de verstedelijkende wereld waarin we leven.

We willen ons team versterken met een personal assistant voor de directie. Het takenpakket wordt aangevuld met algemene directie ondersteunende taken. Je zal deel uitmaken van een dynamisch en geëngageerd team van architecten en onderzoekers. Vanuit het overzicht op de verschillende trajecten en acties van de organisatie, sta je samen met de Workroom Manager in voor een proactieve ondersteuning van de directie. 
Functie
- Je fungeert als rechterhand en vertrouwenspersoon van één van de directieleden. Je ondersteunt hem proactief in zijn dagelijkse werkzaamheden.
- Je bent verantwoordelijk voor een divers pakket aan administratieve en organisatorische taken waaronder agendabeheer intern en extern, travelmanagement, enz.
- Je staat in voor een professionele en vlotte communicatie met partners, opdrachtgevers en collega’s.
- Je filtert en screent binnenkomende vragen, taken en opdrachten op prioriteit en belangrijkheid. Je 
zorgt voor interne afstemming (o.a. dat de juiste interne verantwoordelijken het verder kunnen opnemen of correcte info kunnen aanleveren) en bent verantwoordelijk voor eventuele opvolging. 
- Je bent verantwoordelijk voor het beheer van binnenkomende en uitgaande correspondentie. Je beheert en verwerkt e-mails en bepaalt zelf waar actie nodig is.
- Je organiseert vergaderingen, je stelt de vergaderagenda op, verzamelt de nodige vergaderstukken, distribueert deze tijdig aan alle betrokken partijen, bent verantwoordelijk voor de verslaggeving van interne en externe vergaderingen en volgt actiepunten op.
- Daarnaast ondersteun je de directie in bredere zin (filteren inkomende telefonie,  behandelen post- en emailverkeer, ...). 
- Je volgt de administratie voor de interne en externe bestellingen op.
- Je bewaakt de planning en budget van de medewerkers.
Profiel
- Je beschikt over een diploma hoger onderwijs (minimum bachelor) of je kan relevante ervaring voorleggen.
- Je beschikt over min. 2 jaar ervaring in een administratieve management-ondersteunende functie.
- Je hebt inzicht in businessprocessen en kan ze toepassen op agendabeheer.
- Je organiseert je eigen werk effectief en richt je beschikbare tijd en energie op de hoofdzaken en acute problemen.
- Je werkt planmatig en efficiënt. 
- Je pikt nieuwe zaken en vaardigheden op en past ze toe waar nodig.
- Je denkt mee na en kan proactief handelen.
- Je beschikt naast je dienstverlenende instelling ook over zeer goede sociale vaardigheden.
- Je bent stressbestendig en beschikt over de capaciteit om een veelheid aan taken tegelijk te kunnen managen, zonder het overzicht te verliezen, om te synthetiseren en om structuur aan te brengen.
- Je communiceert vlot in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk (en hebt een goede kennis van het Frans en het Engels). 
- Je kunt vlot werken met de standaard MS Office tools (Outlook, Excel, Word & Powerpoint).
- Je hebt sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
- Je bent discreet, communicatief, flexibel en nauwkeurig.
Aanbod
Wij bieden een voltijdse aanstelling (38-urenweek). Verloning en arbeidsvoorwaarden zijn in overeenstemming met de zwaarte van de functie, passend voor een kleine socio-culturele organisatie en afhankelijk van kwalificaties en ervaring (PC 329.01). 
Snelle indiensttreding is een pluspunt.
Solliciteren
Contactpersoon: Sylvia van den Hurk
Reageren voor: 19/03/2018

Stuur je gemotiveerde sollicitatiebrief en CV ten laatste op zondag 18 maart 2018 naar info@architectureworkroom.eu ter attentie van Sylvia van den Hurk.