Organisatie
Kunst in Huis
Kunst in Huis, dat is een collectie van ruim 5.000 kunstwerken van 350 kunstenaars uit Vlaanderen en Brussel, te huur vanaf € 10 per maand. De vzw brengt (startende) kunstliefhebbers in contact met hedendaagse kunst en biedt (startende) kunstenaars een duw in de rug. Kunst in Huis leent kunstwerken uit aan ruim 2.700 gezinnen en een honderdtal bedrijven, en verkoopt zo’n 250 à 300 kunstwerken per jaar.
De collectie is online te bekijken en te reserveren. Kunst in Huis heeft filialen in Gent, Antwerpen en Leuven en is met “Kunst in Huis on Tour” twee maal per jaar aanwezig in Kortrijk, Dilbeek en Genk. In een filiaal en tijdens een On Tour event kan je kunstwerken bekijken, lenen, ruilen, en kopen. Wie kunst cadeau wil doen aan anderen, kan er terecht om een Kunstcheque te kopen. Kunst in Huis biedt ook een service op maat voor bedrijven, inclusief plaatsbezoek, artistiek advies en plaatsing.
Functieomschrijving
Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling en aansturing van de backoffice voor zowel particulieren, bedrijven, kunstenaars als medewerkers;
Je geeft leiding aan 5 backoffice medewerkers: 1 collectiebeheerder, 1 administratief medewerker, 1 transporteur, 1 technicus en 1 onderhoudsmedewerker. Dit team wordt aangevuld met een vast team van jobstudenten en vrijwilligers. Ook de frontoffice medewerkers en de boekhouder volg je op met betrekking tot de administratieve processen.
Je verantwoordelijkheden zijn:
o Logistieke planning: onder andere opstellen jaarkalender, transportplanning, personeelsplanning, aanwerving van jobstudenten en vrijwilligers, …;
o Administratie: dit omvat onder meer het tijdig (laten) versturen van (e-)facturen en domiciliëringen, het opvolgen van de inkomsten uit kunstuitleen en verkoop van kunstwerken, het debiteuren- en crediteurenbeheer, …
o Facility en office management: je beheert de leveranciers voor de infrastructuur (gebouwen, ICT, nutsvoorzieningen, verzekeringen, telefonie, onderhoud, …). Je zorgt voor praktische ondersteuning van de Raad van Bestuur en de bestelling van kantoormateriaal, onderhoudsproducten en lekkere koffie;
o HR: je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van het HR-beleid. Dit omvat personeelsadministratie, opleiding en coaching, teambuilding, preventie op het werk, … Je volgt de externe ontwikkelingen op met betrekking tot loon- en arbeidsvoorwaarden en doet voorstellen voor optimalisaties van het HR-beleid;
o Financiële (klant)processen: je werkt nauw samen met de manager klantenservice, de boekhouder, de projectleider marketing & digitalisering en de directeur om de “end-to-end” klantenservice te optimaliseren ook op financieel en administratief vlak;
o Financiële rapportering: je volgt de financiële doelstellingen op en rapporteert hierover aan de directeur. Je doet voorstellen voor bijsturing en implementeert deze in overleg met je collega’s. In overleg met de interne boekhouder lever je correcte cijfers aan voor de kwartaal- en jaarrapportering en je werkt mee aan het opstellen en bijsturen van de begroting.
Profiel
Je hebt een masterdiploma in een relevante richting (bedrijfseconomie, financieel management, marketing, HR, cultuurmanagement, …) of gelijkwaardig door ervaring;
Je hebt aantoonbare ervaring met administratieve processen in een digitale omgeving en bent op de hoogte van de ontwikkelingen die zich op dit vlak voordoen;
je bent goed in analyse en synthese van administratieve en financiële kwesties en je kan daarin autonoom verstandige beslissingen nemen die ook rekening houden met de klantrelatie. Je hebt daarbij ook oog voor duurzame optimalisatie van de processen;
Je hebt sterke leidinggevende competenties en je hebt 3 à 5 jaar ervaring met leiding geven aan een klein team;
ervaring met of HR of boekhouden is wenselijk, en je bent bereid je verder ontwikkelen in deze terreinen;
je bent discreet en betrouwbaar en hebt een sterk ontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel;
je ziet werk liggen en steekt zelf de handen uit de mouwen als dat nodig is;
Je hebt affiniteit met een non-profit omgeving in het algemeen en cultuur of hedendaagse kunst in het bijzonder.
Aanbod
een leuke werkplek in een dynamisch team van 15 mensen. De standplaats voor deze functie is het hoofdkantoor in Brussel, op 10 minuutjes wandelen van station Brussel-Noord;
voltijds contract van onbepaalde duur, 4/5 is bespreekbaar;
verloning conform de barema’s van P.C. 329.01, rekening houdend met relevante anciënniteit;
extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, 100% terugbetaling woon-werkverkeer met openbaar vervoer, fietsvergoeding en groepsverzekering;
uitgebreide vakantieregeling en oog voor een goede work-life balance.
Categorie
Directie en management
Type
Vast
Tewerkstelling
Voltijds
Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest